项目调研如何更完美的落地执行?(附完整文档分享)
本次主要是结合本企业新系统从系统调研、系统分析、系统设计、系统实施、系统上线运行和维护的实际经验重点分析系统调研部分,后续若感兴趣将陆续分享。
需求调研奠定了整个系统和项目管理的基础,如果需求分析不够透彻,往往会导致系统及整个项目问题百出,甚至被马上丢弃。需求调研目的在于确定“做什么”即确定系统必须要完成那些工作,需求调研是 去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的 过程。
不管企业选择的是第三方系统服务商还是自研,都 必须要选择一个经验丰富的项目经理全程参与负责,这个人尤为重要
全程深度思考5W1H,完美落地需求调研
第一个W就是Why——分析原因,通过不断分析现状-为什么存在这个问题-能否改善-提出新方案的循环过程。对问题不断的问为什么,去伪存真发现问题的根本原因,提出更合理的方案。
分析原因只在定义和管理客户的期望,制定一个衡量项目的标尺,指导团队如何开展项目管理工作。
调研思考:
- 分析目前企业为什么要优化/切换系统;
- 原始的系统为什么会存在这些问题;
- 各种看似正常的业务为什么会有这样的结果;
- 流程为什么这么复杂;
- 人员配置为什么要这样安排;
- 企业提出看似不合理的需求基于什么原因;
- 为什么要这么设计整个流程;
- 系统接口为什么要这么设计;
- 接口字段设计是否合理;
- 项目计划排期为什么这么安排,是否合理;
- ……
第二个W就是Who——人员安排,明确各个环节的责任人及涉及的人员分工(谁来负责、谁协助、谁承担哪部分的工作或职责)一定要明确精细化,提高整个项目的沟通效率,合理的控制风险,保障整个项目顺利进行。
调研思考:
- 我们的需求方是谁,背景如何?
- 需求方的组织架构是怎么样的,各环节的决策者是谁?
- 确定各环节、各方面(生活保障、需求调研、系统对接、应急联系人等)需要需求方哪些人员配合,这些人员的职责如何?
- 项目负责人是谁?
- 项目组的内部成员有哪些,每个人各个阶段(调研前、调研、开发、测试、上线、维护)的分工是什么?
- 未来系统上线后人员配置情况如何。
- ……
第三个W就是What-明确调研目的,确定系统要做什么-实现哪些功能-提出的各业务流程问题、流程局限性问题、系统要解决的问题等,准确无歧义的输出项目的实施的边界。
在这个what的基础上,把需求调研划分成各模块,逐步弄清模块流程需求、功能需求、结构需求等。
调研思考:
- 确定详细的系统流程、上线、实施、培训、维护等
- 系统接口方案
- 基础资料准备事宜
- 业务流程的建议
- 系统风险说明
- 现有流程可能的局限性
- 详细无误的需求文档
第四个W就是Where-地点,明确整个调研各环节到什么地方进行,每个环节要实现什么样的指标,让所有的参与者知晓阶段性的目标和工作重点。
调研思考:
人员吃住、启动会、各个环节调研、系统研发、上线实施、维护的地方
第五个W就是When-时间,明确整个调研的时间计划安排,让所有人员知晓在何时需要完成那些工作。对重大目标和比较复杂的流程,既要有整个项目的时间安排,又要明确阶段性目标完成的时间及具体说明,以备验证和检查。
如果发生不可抗力的延期,则及时的调整整个时间排期计划,同步给所有相关人员。
调研思考:
- 重要的里程碑时间
- 基础物料的准备时间
- 调研各阶段时间计划
- 需求确认时间
- 系统开发、测试、培训、演练、上线等时间
- ……
最后一个H就是How-方法,怎做做是整个调研需要详细记录输出、制定、跟踪上线,制定对应的规章制度。
调研思考:
怎么有效的调研?
怎么制定精确的流程、接口方案、上线计划、人员安排等;
怎么才能有更有效的执行整个项目的推动;
系统上线后要如何维护、如何安排人员等;
……
整个调研输出的文档必备的有:
调研前问题分析报告
需求调研问卷
调研涉及人员职责、时间说明
项目成员通讯录
会议纪要
日报、周报、双周报、月报
项目计划排期
需求调研报告
系统接口方案
培训文档
基础物料准备清单
风险评估报告、上线系统评估报告、流程分析和系统上线后的规划等
Tips: 调研前准备事项非常重要,整个项目的前期准备工作越细致,后期调研结果更全面、更符合企业的真实需求。同时可以避免很多不必要的麻烦,节约整个项目调研的时长。
摘取部分细节方法分享:
参与整个业务部门日常事务处理,老仓库实地发货,现场记录目前现状,对整个业务流程有大致的心理准备。
了解企业对新系统的定位及整体的大致规划。
提前整理调研的大纲,分发到业务负责人提前思考准备,防止无准备的调研,影响整个调研进度。
分享同行业优秀系统案例,引导业务部门学习借鉴,让业务部门对新系统有初步认识,防止莫名的恐慌和未知的焦虑。
组建一个调研涉及人员成员名单,各自熟悉的业务模块等。
企业现有系统对接方案,对未来系统对接有个大致的方案。
仓库未来的服务器、库内硬件物料大致清单罗列-方便企业提前采购。
作者:Queenie,越努力、越幸运。六年产品经验,现执着于后台系统规划。
关键字:用户研究, 企业新系统, 调研案例, 项目调研
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