产品迭代过程中，如何有效利用项目管理工具提高工作效率？

2017-09-11 14:32:00

一款好的项目管理工具，是产品研发进度把控、团队协作的贤内助。用好了，将达到事半功倍的效果；用不好，不但无法提高效率、带来帮助，反而成为工作中的负担。当我们使用项目管理工具时，应该注意的点有哪些？文章为你解读。

1.找到合适的工具

项目管理的作用对象是团队，因此，好的项目管理工具应该达到团队成员人人受益、提高每个成员工作效率的效果：

对领导，可掌控项目的整体情况：可查看汇总信息，包括但不限于项目进度汇总；每个成员的任务情况、项目任务清单汇总；项目迭代路线（版本路线）；项目文档备案汇总等。
对员工，可掌控自己的具体工作：可查看自己的工作清单；可直观地查看自己当前的任务量；可将任务流转到下一位负责人。
对团队，可掌控项目的迭代进度：可查看项目的迭代进度；遇到问题时，可通过追溯发现根源；可查看任务的流转情况、项目文档的历史版本、项目的迭代情况等。

2.清晰的任务流转流程

清晰的任务管理流程帮助团队成员掌握自己工作的步伐，保证大家理解一致。也确保迭代过程的监控和后期的追溯。

不同的任务类型，流转的流程不尽相同：

以开发任务为例，经历的流程路径详解如下：

有了标准的任务新建、流转流程，项目工作被分解为具体的任务，且指向到特定的人。每个人完成手上的任务后，很明确地指派给下一位负责人，提高大家对自己工作的管控力。也确保了每个任务有始有终，有清晰的轨迹，方便了项目的整体监管。

3.粗细适宜的任务粒度

开发、测试、运维、文档、设计5类型任务几乎涵盖了一个项目中所有的细节工作，此时，很容易出现因任务粒度过细导致的庞大任务量。当每个人手上的任务量达到一定的临界值时，不仅无法帮助大家管控工作，反而因信息过载造成极大的困扰，人们不得不花费大量的时间精力查看处理这些任务，而无法将注意力集中在完成任务本身上。

因此，粗细适宜的粒度是建任务的关键。一般应遵循的规则如下：

以一次迭代为单位新建开发任务：在任务的描述中叙述此次迭代的story point；以附件的形式补充PRD等需求文件

一个迭代任务下有若干个子开发任务、运维任务：新建的迭代任务，以功能为单位被拆解成多个开发子任务，方便分配给具体的研发人员；针对某此迭代的运维任务挂在对应的迭代任务下：

某个功能的bug挂在对应的开发任务下：测试bug作为开发任务的子任务，方便看到某个人负责的某个功能出bug的情况，也方便迅速定位bug集中的功能所在：

以类型为单位新建测试bug ：若每个小问题被简称一个测试bug，则会出现bug泛滥成灾的场面，为此，应将bug按类型归类，同一类的提一个汇总bug即可。如文字错误类、样式不符类。

4.定期的项目例会评审

明晰的规则不能成为空头条例，重在执行过程中的坚守。因每个人工作的习惯根深蒂固，常常忘记按照规则实施，为此，定期（一般两周一次）召开项目例会，在例会上对着任务单进行评审显得非常必要。例会的主要议程有：

项目进度情况评审：对照当前版本的进度计划表，评审每项任务完成的情况。这个过程很容易发现项目进度存在的风险，有利于提前采取措施预防风险。
团队每个成员的任务清单评审：通过评审每个人手上的任务清单，可以发现工作分配是否均衡；其次在评审的过程中，找出没有按规则新建和流转的冗余任务单子，并进行合并、关闭等处理。通过清理冗余的任务，防止因工具而影响团队效率。通过会上讨论的方式，对大家遵守规则做到了很好的提醒（应注意，评审时发现不符合规则，应只需指出哪里不符合并改正，而不是怪罪于当事人）。

5.随时监控任务清单

项目管理者应随时关注工具的使用情况，发现问题及时指出。主要应关注的点或许有：

一周内没有更新的任务：一个任务若一周内都没有更新，有两种情况：当事人忘记处理；任务粒度太大。此时应及时提出，查找问题所在并解决，防止某个问题被遗漏出来，或工作分配不合理。
测试bug清单数量：项目管理工具中，占比最大的任务单当属测试bug。为防止任务粒度太细给大家造成困扰，应及时关注测试bug清单，及时合并极细小的bug。

短期的实时监控和项目例会结合，有效地掌控项目状态的同时，促使团队更好地使用工具。

诚然，市面上有花样繁多的项目管理工具可供选择，每个工具各有其优势。不论使用何种工具，合理地使用，并使其提高团队的工作效率，是第一要义，而不应为了使用工具而使用工具，反而使其成为团队工作的负担。

文/小麻雀

关键字：产品经理, 任务

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