8个步骤，创建项目管理时间表

零代码研究局 2024-07-24 13:41:31

01 什么是项目时间表

项目时间表，有的人习惯于叫它”排期表“也有人喜欢叫“计划表”，意思都是一样的：

项目时间表是项目工作流程的按时间顺序排序的一种直观表示，包括其任务及其依赖关系、持续时间和每个任务的截止日期

通过项目时间表，可以一目了然地查看已完成的任务、当前进度以及仍需完成的任务

项目时间表的呈现方式也是很多样化的，比如可以用图表、流程图、垂直线或者水平线来创建项目时间表。

当然，还有最常用方法——甘特图，使用水平线来表示时间，所有任务、可交付成果和里程碑都标记在线上。

上面提到，项目管理时间表的呈现方式有很多种，如果只是做一个简单的”个人小型“项目，完全可以用一张”时间轴“来呈现。

而如果要做一个团队项目，需要多人协作，那么就需要用到专门做项目管理的工具了，可以参考以下8个步骤：

在创建时间表之前，首先要明确项目的范围，这包括项目的目标、交付成果和主要任务。

关于项目管理范围相关，感兴趣请移步我上一篇内容：项目管理的范围是什么？如何定义项目管理的范围？

例如，一个软件开发项目的范围可能包括设计、编码、测试和部署等各个阶段。一般来说，我们可以通过一张表来将这些信息都整合在一起：

我接下来演示是用的简道云项目管理软件，大家选自己用的比较顺手的就行，都一样的：

明确范围可以帮助你确定需要完成的具体工作，并避免在后续过程中发生范围蔓延。

工作分解结构（WBS）是将项目分解成更小、可管理的部分，通过WBS，可以将项目的整体任务分解成具体的子任务和活动。

例如要开发一个移动应用，工作分解结构可以分为：用户界面设计、后端开发、前端开发、测试和发布等多个部分，这个就是WBS。

WBS 的层级通常包含 3～6 级，每个层级下包含 3～7 个子项，在设计的时候可以通过 WBS 编号及排序，可以在表格视图中，直观体现项目层级关系

在明确范围和创建WBS后，下一步是列出所有需要完成的具体任务，每个任务要符合SMART原则，即——

举例来说，在移动应用开发中，用户界面设计可能包括任务如“设计登录界面”、“设计用户主页”、“设计设置页面”等。

一个项目种，任务之间往往存在依赖关系，即某些任务必须在其他任务完成后才能开始。可以使用流程图或图表来清晰地展示这些关系。

例如，开发用户界面之前，必须先完成用户需求分析；进行系统测试之前，所有功能开发必须完成。

确定每个任务需要的时间是制定项目管理时间表的核心步骤之一。可以根据过去的项目经验、团队成员的反馈和任务的复杂性来估算时间。

例如，设计一个简单的登录界面可能需要两天时间，而开发一个复杂的后台系统可能需要两周。

确定了任务的持续时间后，需要评估每个任务所需的资源，包括人员、设备和资金等。确保资源分配合理，避免资源冲突。

例如，如果某个开发人员同时负责多个任务，需要调整任务时间或增加额外资源以确保每个任务按时完成。

里程碑是项目中的关键节点，用于跟踪进度、提供反馈、获得批准或调整范围和时间表。通过设定里程碑，可以更好地监控项目进展。

例如，在移动应用开发中，可以将“完成用户界面设计”、“完成功能开发”、“完成系统测试”和“完成应用发布”设为里程碑。

注意：里程碑任务的选择必须得是具备重大节点意义的，而且里程碑只有“100%完成”和“无法完成”两个状态——不存在部分完成的情况。

最后，选择合适的图表展示项目时间表，常见的格式包括甘特图、PERT图和时间表表格。

一般用的比较多的就是甘特图，它能够直观的显示任务的时间安排和依赖关系，非常适合项目管理。

说到最后，项目管理中设计项目时间表到底有啥用？一般来说，有以下5个用处：

确定成本和时间：帮助项目经理精确地估算项目所需的时间和成本，通过详细列出每个任务的时间和所需资源，可以更好地控制预算，避免超支和工期延误。
每个人都能清晰地沟通：为项目团队提供了一个清晰的路线图，使每个成员都能明确自己的任务和截止日期。这种透明度有助于减少误解和沟通障碍，确保团队成员步调一致
培养团队合作：通过时间表，团队成员能够更好地理解彼此的工作内容和时间安排，这有助于促进合作与协作，每个人都能看到整体项目的全貌，了解自己在项目中的角色和贡献，进而更愿意主动帮助其他成员，确保项目顺利推进
提供可见的目标：将项目的目标和里程碑具体化，使团队成员可以清晰地看到项目的进展和下一个目标，这不仅有助于保持团队的动力和专注力，还能使项目经理更容易追踪和报告项目进度
项目分析：为项目经理提供了一个有效的工具，用于分析项目的执行情况。通过记录实际进度和计划进度的对比，项目经理可以识别出项目中的问题和偏差，及时采取纠正措施