写好需求文档的 9 个关键细节，你一定要知道！

最近看下属写的产品文档，逻辑混乱又贼难懂，估计 GPT 都读不了。

预计 10 分钟左右的评审，硬生生拖改了几天，真的差点被气哭。。

所以含泪写了几个小时，总结出我写需求文档的 9 个工作细节：颜色对比、大小差异、形状区分、符号标记、避免歧义、图表呈现、维度提炼、概念封装、领域知识。

如果你工作中也遇到了类似问题，不妨看看。

一、颜色对比

通过颜色深浅、色域对比，可以让人一下就抓到文档重点。

日常撰写需求文档时，你可以试着用红字标记重要内容或说明。

我有一个习惯是，会用蓝字去表示一些可跳转的页面或交互。

二、大小差异

在一些 UI 设计规范中，一般有字体大小的使用规则。

例如 22px 用于页面标题、17px 用于列表标题、14px 一般是列表描述文字。

其实我蛮建议初级的产品经理，去学习一两个组件库的设计规范，包含“字体图标、组件说明、颜色大小”等内容。

毕竟产品经理掌握组件库，是一种快速提升审美能力的途径。

三、形状区分

假设文档通过颜色对比、大小差异等优化后，呈现的内容还是难以理解和吸收，你可以尝试增加形状这一维度，进一步降低文档的阅读难度。

就像我们熟悉的流程图，绘制时会用圆角矩形代表起始节点、矩形代表流程动作、菱形代表条件判断。

四、符号标记

符号标记，指的是通过一些特殊符号，去突出重要内容的层次，加深文档读者的印象。

我一般喜欢用中英文间隔、 “”【】「」等符号，来突出文档中的一些重要内容。

五、避免歧义

我发现初中级产品在撰写文档时，最容易犯的高频错误，就是文档中出现的各种内容歧义。

例如列表的某个数据，需要显示 clients 表的 name 字段。这个表又有各种类似的数据 full_name、first_name、display_name。

如果你在文档中写的规则是“显示客户名称”，那前后端联调、测试验收时大概率会出各种小问题。

他们有可能会懵逼卡壳一两个小时，然后去猜、去问客户名称到底是指什么？

到底是用户表、游客表还是客户表呢？哦搞了半天原来是 clients 客户表。那客户名称这个字段，又是 clients 客户表的全名、名称、姓氏这些中文翻译，对应的哪一个英文字段呢？

运气好的话，前后端经过一番折腾，或许能显示你期望的内容。

但大多数情况，由于你完全不懂其中的数据逻辑和细节，所以只要面上过得去没有明显 BUG，你可能就草草验收了事，或者验收时出错，你连问题在哪排查都不知道。

我说的这种情况，其实只是最基础、简单的一个表数据出错。

可以想象更复杂的财务账单数据，要是数据能对上的话，那应该是平时有烧香拜佛、买中彩票了吧。

六、图表呈现

一图胜千言，能用图表的尽量图表呈现。

比如某些复杂的知识概念，可能需要几百字才能阐述清楚，如果通过图片、表格进行呈现，或许看的人几分钟就完全明白了。

我记得刚做产品时，就遇到了对产品新人来说，比较复杂的订单状态定义，当时尝试了文字描述，我写的麻烦、耗时不说，看得人也非常费劲。

后来学会了 UML，用几分钟画个简单的状态图直接搞定，清晰直观。

七、维度提炼

没有经过优化加工的内容，可以说只是一堆无序、混乱的信息。

要让这些信息变成通俗易懂、持续复用的知识，你需要把它们进行总结提炼，并找出内容的差异和共性，然后抽象出维度属性。

最后将信息按维度，进行整理归纳、分门别类，这个思考过程可以称为维度提炼。

脱不花老师在《沟通的方法》中，分享过一个职场的倾听方法，叫结构化倾听。

即把沟通中的话题，提炼成了情绪、事实和期待等 3 个维度。

八、概念封装

概念封装，核心是将内容进行压缩和简化，提升内容的复用率。

具体指的是用一个简单的概念，去表示一系列关联度较高、重复使用的复杂内容。

概念封装的好处是，一次定义，持续复用。

像我的需求文档模版中，常用的全局说明、名词解释、公式复用、参数说明、公共组件、交互解耦等文档模块，就是概念封装的一些使用场景。

九、领域知识

如何才能快速提升文档的沟通效率？其实核心在于，呈现领域知识。

简单来说，就是当面对不同的读者时，你要针对性地呈现专业内容。

公司的老板时间都很宝贵，所以你要在一两分钟内，就让他快速 Get 到文档重点。这时候内容就要侧重于简洁，大白话讲清楚文档的核心概念。

如果是针对业务方，一方面你要表达得简单易懂，另一方面又要呈现专业的业务知识，重点是快速达成双方共识。

当面对前后端团队时，你还要基于开发视角和技术知识，撰写便于他们理解的文档。

内容不限于写清楚数据处理、异常分支等复杂的规则交互等。

很多初级产品经理一定会遇到这种情况，自己花一小时写了一堆洋洋洒洒的文档说明，开发居然一个字都不看。

其实这是因为文档呈现的内容，并不是开发通用语言，理解起来太费劲了。

更好的做法是，找到类似 UML 这种统一建模语言，画几个状态图、流程图来呈现你的需求，既专业又高效。

十、总结

产品经理在日常工作中，如何才能让撰写的需求文档，显得既清晰、又专业？

核心在于做好这 9 点：颜色对比、大小差异、形状区分、符号标记、避免歧义、图表呈现、维度提炼、概念封装、领域知识。

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