企业级SaaS「工作台」的设计观察

群核科技用户体验设计 2024-10-26 15:53:46

在数字化时代，传统软件的局限性日益凸显。

传统模式要求员工在本地环境中自行配置和维护各种工具，这不仅耗费时间，还可能因环境设置不当导致工具效率低下。

此外，传统软件通常涉及在本地管理数字资产，这不仅增加了数据丢失的风险，也使得资料共享和协作变得复杂和低效。这些挑战迫切需要一种新的解决方案，以适应快速变化的商业环境和提高组织效率。

企业级 SaaS（Enterprise SaaS）应运而生，通过云计算技术，允许企业摆脱繁重的本地软件维护和资产管理负担。

与传统软件相比，SaaS不仅简化了工具的部署和更新过程，伴随企业级 SaaS的发展“工作台 Launchpad”逐步变成托管企业级 SaaS 的应用程序的外壳，并为应用程序提供导航、个性化、嵌入式支持和应用程序配置等服务。

尽管“工作台 Launchpad”带来了许多便利，但在设计过程中也面临不少挑战。

以下部分将探讨这些挑战，并分享我们在解决这些问题过程中的发现和方法。

一、工作台架构

1. 业务前台和管理后台双工作台架构更为流行

在当前的企业级SaaS产品设计中，如Adobe、飞书、钉钉等，我们观察到一种趋势：采用“业务前台”和“管理后台”的双工作台信息架构。这种架构设计明确区分了两种广泛认知的角色：Admin（管理员或超级管理员）和Staff（普通员工）。

超级管理员通常是企业的高层领导，拥有最高的管理权限，一般不直接参与日常的生产流程。相反，普通员工虽然可能拥有一定的管理权限，但主要职责是参与生产和业务操作。

在过去，我们尝试通过单一工作台来集成所有功能，但这种设计往往导致功能入口和权限管理的复杂耦合。

超级管理员经常反馈，他们不需要许多功能，只需使用特定的几项。

这种反馈揭示了单一工作台在满足不同用户需求方面的局限性。双工作台架构的主要优势在于它能有效分离管理工作流和业务工作流，从而简化用户界面并提高操作效率。

在这种架构下，管理后台专门为管理员设计，集中处理组织成员管理、权限分配、应用licence 分配、费用、系统设置等工作，而业务前台则专注于支持日常的业务工作流，如方案设计、数字资产管理等。这不仅使得系统的使用更加直观，也方便了权限的细粒度管理。

我们的新版工作台采用了这种双工作台架构设计，通过明确划分管理和业务操作界面，极大地提升了用户体验和系统的整体效率。

这种设计允许管理员无需被不必要的业务功能干扰，同时也确保普通员工能够高效地完成日常任务，不受复杂管理设置的影响。

2. 个性化定制、场景化服务是工作台的普遍需求

企业级 SaaS 如果没有良好的整体性信息架构设计很容易发生”信息过载“、”低效率“、”低参与度“的现象。因此”个性化定制”（Personalization）和”场景化服务”（Contextual Services）成为了工作台的普遍需求。

3. 个性化定制和场景化服务的优势

流量分配优化：通过在合适的时间和地点提供定制化服务，个性化工作台可以帮助用户更快地找到所需服务。这种”即时”和”相关”的服务交付可以显著提高用户的工作效率和满意度。

提高应用服务使用率：当工作台能够根据用户的工作场景和角色提供定制化的工具和服务时，用户更可能频繁使用这些服务。例如，根据用户的角色自动显示相关的数据分析工具或管理功能，可以使用户在需要时直接访问这些工具，从而提高工具的使用率和工作效率。

增强用户体验：个性化和场景化的工作台通过提供与用户当前任务直接相关的工具和选项，减少了信息过载，使用户界面更加清晰和易用。

如Salesforce的 “Lightning Platform” 和「飞书」提供了高度的工作台定制能力，并将其作为增值服务。这种定制能力不仅满足了企业和个人用户的特定需求。

二、设计更好的数字资产管理服务

在对我们现有的企业工作台页面进行盘点后，我们发现数字资产管理场景（列表类型）占比高达59%，数量远超其他类型的场景。

这一发现突显了数字资产管理在企业工作台中的重要性。

然而，这些数字资产管理类场景普遍存在下面这些问题，我们在长期的调研和实践下来总结了”基于数字资产管理服务的阶段设计“、”面向Staff和Admin角色设计”两种视角的设计模式

1. 面向数字资产管理服务的阶段设计

在随着分析的深入，我们将数字资产管理的过程划分为以下几个关键阶段：售前阶段、初始化阶段、用户开始配置和使用产品、学习阶段、、深入使用阶段、下线阶段针对这些不同的阶段，我们有一些认为有效的设计策略，能够帮助用户更好地过渡到下一个阶段，从而提升用户留存率和服务的整体价值。

1）价值传递设计模式

明确表达价值主张：在服务处于未被使用状态或者低频使用的情形下，可遵循清晰性原则使用简洁明了的语言阐述产品或服务的独特价值，避免模糊和歧义。视觉上可通过简洁、有吸引力的设计元素，如简洁的插画，快速传达核心价值。

定制化价值传递：深入了解目标用户的痛点、期望和行为，确保传递的价值与他们的需求紧密相关。例如，飞书的「多维表格」提供用户的不同职能和场景提供不同的表格视图和内容。

2）预置典型案例

“数字资产管理”页面通常是进入 SaaS 工具的上游，因此面对使用门槛较高的 SaaS 服务，降低用户的使用门槛是关键。用户可能会因为不了解如何有效利用这些工具而感到困惑。通过预置典型案例，我们可以展示服务在实际业务场景中的应用，帮助用户快速理解产品的功能和价值。

预置案例的成功关键在于选择与目标用户群体密切相关的典型业务场景。例如，Miro（一个在线协作白板工具）就非常成功地实施了这一策略，它预置了专门针对IT、互联网、金融领域的研究和分析模板。

3）更低“低噪音”引流

低噪音”（Low-Noise）引流的设计理念强调在不干扰用户主要工作流的同时，巧妙地引导用户探索和使用相关的服务或功能。

可以将“引流入口”统一放置页面某个固定的结构中，例如，在Adobe Creative Cloud中，Folder 模块下方，放置与之相关或更垂直的服务。

这种方法的优点在于它不会显著打断用户的主要工作流，而是在视觉上和逻辑上提供一个自然的过渡到其他服务。

4）服务下线的重要性

在盘点的过程中，我们发现很多用户使用量很低的服务。究其原因，大多数是上线后反馈不佳、负责人已经离开、PMF验证失败、新团队接收后缺乏继续迭代和维护的动力，但依然让这些服务继续在线上运行。

这类型服务越来越多之后会导致用户降低对整个平台的评价，用户逐渐不再探索未知的服务。进而影响我们新服务的推行难度。定期评估服务的表现和价值，并决定是否继续维护这些服务。这种策略帮助企业集中资源和注意力在那些为用户提供最大价值的服务上。

下面是一些实施服务下线的步骤可供参考：

性能和价值评估：定期检查各项服务的用户活跃度、使用频率和反馈，确定哪些服务未能达到预期的效果。
用户通知和过渡：在决定下线服务之前，提前通知用户，并提供足够的时间让他们转移到其他服务或导出他们的数据。这种做法有助于维护品牌信誉和用户满意度。
数据迁移和支持：为用户提供数据迁移的支持和指导，确保他们能够无缝过渡到其他服务或平台。

2. 面向“员工 Staff”和“管理 Admin”角色设计

上面提到的“双工作台“架构，底层对应”Staff“”Admin“两类核心用户的需求，在长期的调研和实践后我们也发现在数字资产管理场景这两类用户也呈现截然不同需求场景，Staff 以“生产为主”的资产管理模式（Staff通常包括内容创作者、设计师和市场营销人员，他们需要频繁地访问和修改数字资产），而 Admin 则是以“管理为主”的资产管理模式（Admin通常包括IT管理员和高级管理人员，他们负责资产的整体管理、权限设置和系统维护）。

1）多样化数据视图

理解用户的核心需求并结合数据的特征是选择合适视图模式的关键。不同的视图模式应针对不同的使用场景和数据类型，以最大化用户的工作效率。

当用户的主要需求是快速找到具有视觉差异性的资产时，网格视图是最佳选择。这种视图模式通过展示资产的缩略图，使用户能够迅速识别出所需的图像。

对于包含丰富元数据的资产，如文件的创建者、使用权限、修改历史等，表格视图提供了一个详细的数据展示平台。这种视图可以执行复杂的数据操作，如排序、筛选和批量管理，从而有效地控制和维护数字资产库。

2）基于 Staff 和 Admin 行为差异化的布局思路

Staff 注重于编辑单个对象的工作流。设计强调直观的工具访问和高效的编辑流程，以便用户可以快速地对资产进行修改和更新。例如，「飞书云文档」列表在默认情况下不显示移动、删除、复制这些管理动作，只有在用户选择了一个特定的对象后，系统才会显示出相关的管理操作栏。

Admin 注重于编辑多对象的工作流：更加重视业务视角的数据统计和快速过滤功能。

这类设计允许管理员从宏观的角度监控和管理数字资产，类似于「飞书管理后台-成员部门」页面提供了全面的数据视图，帮助管理员洞察和分析数据。默认展示面向多对象的管理型操作，并提供更强的过滤能力，支持全字段维度的筛选，使管理员能够轻松地管理大量资产。

3）有效提高管理效率的设计

面向长表格的优化

维度字段的显隐与排序：遵循信息架构的“最小化原则”允许用户根据需要显示或隐藏字段，以及调整它们的排序，可以显著提高信息检索的效率和准确性。这种灵活性使用户能够根据当前任务的需求定制界面，从而减少认知负荷。
自定义列宽：允许用户根据内容的实际需求调整列宽，可以提高表格的可读性和数据的易访问性。
关键字段列与操作列的固定：确保了用户在滚动长表时，关键操作和信息始终可见，减少了寻找和切换的时间，提高效率。

隐藏的提效操作

多种选择模式：例如鼠标框选配合快捷键选择，是一个非常实用的功能，特别是在需要处理大量数据项的情况下。可以显著减少用户的操作步骤，提高数据处理的速度。
快速编辑功能：允许用户直接在单元格中快速编辑数据，而不需要进入编辑模式。这种设计减少了多余的点击和界面切换，使得数据的快速修改变得更加直接和高效。
拖拽排序和调整：在Trello中，用户可以通过拖拽来重新排序卡片或列表，这种直观的操作方式使得任务管理和优先级调整变得非常灵活和迅速。此外，用户还可以调整卡片和列表的大小，以适应不同的显示需求。

设置模块“就地管理”

过去很多时候将多模块的“设置功能”集中在地方，认为这样管理起来更方便，但实际观察下来大多数用户的管理行为是碎片化的而非集中式。因此将设置选项分散到各个相关模块中“就地管理”，用户可以在使用功能的同时调整设置，这样可以更直观地看到设置更改的效果。