做好项目管理，先从明确职责开始

优秀的项目管理一定是高效协调各方资源、反馈及时、调整迅速的。

同时可以做到让参与各方在整个项目过程中张弛有序、愉快合作，最终实现产品项目的效益最大化。

那什么是项目呢？

项目是为向客户提供独特的产品或服务而进行的临时性任务，项目有两个重要的特点：

• 一个是一次性的活动：项目有明确的开始和结束日期；
• 另一个显著的特点是独特性的活动：交付的结果是独特的，所以其过程中需要创新性的活动来保证交付这个独特性的结果。

因此：

• 修建一栋楼房是项目；
• 开发一个新产品是项目；
• 植树也是一个项目。

通过有效的项目管理，你将获得更多的时间和更少的花费。

产品开发项目不能孤立地优化，这些项目在资源方面存在依赖关系，也可能共享可以降低成本的协同效应。

项目管理是指在企业有限的资源下，通过项目经理和项目团队的共同努力，运用系统的理论和方法，对项目所涉及的全部工作进行有效的管理。

项目管理是一项技能，用于管理项目以及项目之间的联系，以优化整个项目。

也即，在整个项目生命周期内进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价等管理活动，以实现项目的目标。

确定谁在跨职能团队的项目中做什么是非常基本的。

具有明确职责和截止日期的明确任务是项目管理的 101（百里挑一）。

而圆点图恰恰可以做到这一点。

圆点图是对 RACI 图的优化，是矩阵框架中的一组相互连接的圆圈。

一、那什么是RACI图呢？

RACI 包含四方面的内容：

1. 谁负责（R = Responsible），即负责执行任务的角色，该角色具体负责操控项目、解决问题；
2. 谁批准（A = Accountable），即对任务负全责的角色，只有经他同意或签署之后，项目才能得以进行；
3. 咨询谁（C = Consulted），拥有完成项目所需的信息或能力的人员；
4. 通知谁 (I =Informed)，即拥有特权、应及时被通知结果的人员，却不必向他咨询、征求意见。

分清谁在项目中做什么是最基本的要求，明确的任务、明确的职责和截止日期，是项目管理的基础。

RACI 图表有助于定义哪些角色是负责人、咨询人和知情人。

随着项目开发复杂性的增加，创建一个清晰的图表，标明谁负责什么。

这有助于防止任何类型的项目失败，如，开发、设计、IT、人力资源或变更管理。

根据百度百科中的解释，RACI表的绘制步骤分为：

1）辨识整个流程、找出各项活动，将它们记录在RACI表的左侧；

2）辨识流程、活动中的所有角色，将它们记录在RACI表的上方；

3）完成RACI表的方格单元： 辨识每一个流程、活动的角色（R、A、C、I）；

4）每一个流程最好只有一个“A”角色，这是RACI的一般原则：

• 当一个流程找不到“A”角色时，则出现缺口；
• 当一个流程有多个“A”角色时，则出现交叠；

5）解决交叠问题；

每个流程只能有一个“A”角色，以便明确流程的具体拥有者和责任。

如果不止一个“A”存在，那么就要对该流程进行再分解，然而再对“A”进行分配。

6）解决缺口问题；

如果某个流程找不到“A”角色，这时对流程或项目负全责的权威人士则应该在现有角色中（或者发现新人选）挑选、任命一人担任“A”。

更新RASCI表，对各个角色及其相关责任进行阐述。

二、圆点图

在横轴上标识关键可交付成果，在纵轴上标识关键角色。

绿色圆圈表示活动涉及某个职能，而深蓝色圆圈表示给定可交付成果的直接责任人 (DRI)。

优点：

• 提供角色和职责的清晰可视化表示；
• 通过澄清谁做什么来帮助防止错过可交付成果；
• 防止因两个人在同一任务上工作而浪费资源；
• 帮助团队在项目开始时就角色职责达成共识。

以华为为例，产品开发过程会涉及如下角色：

创建圆点图的步骤：

• 项目经理填写图表的草稿；
• 与团队举行了一次审查会议；
• 团队从项目计划中确定关键任务（大约 5-15 个），并将它们按时间顺序放在图表顶部；
• 团队列出负责交付流程的关键职能，重要的是要将参与任务与交付任务的责任区分开；
• 用空心圆圈表示参与特定任务的任何功能组，用实心圆圈表示最终负责完成任务的一个功能组；
• 所有任务都必须有一名且只有一名直接负责人 (DRI)。

团队应在计划的早期审查圆点图，在审查会议结束时，职能代表签署他们的各种任务。

将此文档存储在项目团队文件库中，以便于访问和查看。

当关键任务即将到期时，可以快速查看谁负责交付这些任务。

最重要的是，这是一份动态文档，如果职责发生变化，你必须更新图表以反映这些变化。

该图表的最大价值在于团队讨论，并就可交付成果以及由谁负责的审查会议。

你需要根据项目大小或类型，修改工具以匹配手头任务的范围。

对于大型项目，你可以有两个级别的圆点图，一个是整体级别，其他几个子系统级别。

例如，一个大型软件平台项目可能总共有四个圆点图：

• 三个二级图表，涵盖网络、客户端和设备；
• 一个涵盖整个项目。

有时需要更加明确任务和角色，在这种情况下，只有不参与、参与和负责三个级别是不够的，你可能需要添加其他角色，例如，批准和咨询。

项目管理的成功不等于产品的成功，项目管理的成功表现在进度满足要求，开发费用降低，企业获得了必要的知识、经验。

但对于产品开发项目来说，最终的目标是实现产品的市场成功、财务成功。

作者

卫朋，公众号：产品人卫朋。关注智能硬件领域，擅长市场分析、产品设计开发、生产管理等，喜欢阅读和爬山。

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