评估一个团队的效率，开一次会就知道了

王者晴空 2023-07-31 21:33:19

一、为什么要做会议管理

1. 会议在几乎任何的组织形态中都必不可少，而且至关重要

但很多组织/企业没有足够重视，甚至没有建立起任何的会议制度及会议培训，导致很大一部分人对会议的认知就是：一群人聚在一起讨论一件事情。而很少认真思考召开和参加会议的方式和方法；

这样真的科学吗？

员工被大大小小的会议压的苦不堪言，“上班时间开会，下班时间加班赶进度 ”，类似现象在不少企业都是常态，再寻常不过了。

很多会议管理软件应用而生，想要通过互联网软件的方式改善会议引发的一系列问题，但是软件也只能是一个辅助工具，并不能完全的解决会议引发的所有问题；

再好的工具都只是一个拐杖而已，无法依赖其替代真正的管理，要从根本上解决组织管理的问题，关键是对人意识形态/协作认知的引导并达成共识；

2. 会议的效率决定了团队的效率

一个团队的运作状态是高效还是低效，开一次会议就知道了。

低效的团队是这样开会的：已经到了会议预定时间，组织者几乎还要挨个再叫一遍，有些人被叫以后本能反应是磨磨蹭蹭：接杯水带过去？上个洗手间再过去？甚至有的直接不在工位上，还需要打电话叫人。等所有人都凑齐的时候，预定好的会议时间，已经过了十分钟了。

看到这里，不要庆幸的认为可以跟自己团队撇清关系，这种例子太普遍了。

会议的状态只是一个缩影，如果在重要的会议上都是这样浪费大家的时间，平时在看不见的地方懈怠浪费的时间就不可胜数了。

高效的团队如何开会呢？临近预定时间，参会人员都会提前几分钟陆续进入约定的会议地点，保证主讲人在预定的时间内能够按时开讲，按时结束。

会议高效的团队，其他方面也不会差到哪里去。确保会议的高效，是影响团队运作效率的关键，也是影响员工工作效率和激情不可忽视的因素；

3. 低效的会议害人害己

成为一名产品经理开始，就不断游走在与市场、运营、销售、开发、客户、其他产品、领导等的会议当中，我也是深深地体验过各种会议，每天一两个都是常态。不仅仅是产品经理，有时候开发也是大会小会不断，上班时间开各种没有意义的会，下班还要被项目经理各种追进度，没办法只能加班：不仅在公司加班，回去地铁上还要加班，甚至坐在马桶上加班···

一个个怨声载道，真的痛恨开会。因为会议没有给参与人带来任何的价值，只有负累，觉得浪费时间。但召开会议的人还一直乐此不疲，热衷于各种大会小会，却从来没有想过是自己的组织出了问题；这样只会让会议低效、团队低效；

一个有意义的会议，讨论主题永远与参会人紧密相关、充分讨论，不仅能够有效的推进事情，有时候还能理清方向，为参会人员解决一些难题，甚至减轻很多多余复杂的工作量；这样的会议有良性反馈，会让人有激情全身心参与到每一次讨论中，还能为会议之外的工作带来信心和动力，员工之间也更加凝聚团结、充满热情，一定程度上也避免了低效加班的恶性循环；

二、会议管理机制

高效会议不是凭空而来，下面是我在各种大小的会议中摸爬滚打过来，经过实践验证的一些经验总结，希望对您有所帮助：

1. 会议邀约

作为会议的发起者，有必要跟重要的参会人员提前协商并确定时间、地点，然后发出一份正式的会议邀请函给所有参会人员，并明确以下信息：

1）会议主题

必须要明确，参会人员据此评估自己与这个会议的相关性，判断是否需要花一些时间和精力提前看会议材料准备一下。避免了所有人都只带个耳朵来听，临场听下来也仅仅是有一个大概的印象，并不能在会议上充分沟通讨论，这样的会议就变成了一次单项的宣讲，效果会大打折扣。

会议主题也一定要准确，一些主讲人不注意，随便定一个主题，讲的内容却完全不是这些，听得参会者云里雾里的，想要生拉硬扯跟这个主题扯上点关系，却怎么都跟主讲人的思维不同步，这就真的不能怪参会人了，完全是主讲人的问题。很显然，连共识都很难达成，更何况充分讨论了。

2）主讲人

有必要明确主讲人，其他参会者就会给主讲人留够充分的发言时间和会议节奏的把控权。

主讲人也是对组织这次会议、主导会议过程、对会议结果负责的人。

3）会议目标

很多会议组织者都误把主题当成目标，而不讲目标，这是非常错误的。

会议目标一定要在会议开始或之前，告知大家。

因为会议的结果是要达成目标，而不是没有目标的按照主题发散，试想如果只有主题没有目标，那么有几个人开会就有几个哈姆雷特吧，大家很努力的发言和参与讨论，也不过是一群人把费劲的把”车“往不同的方向拉。一点都不夸张，没有目标就没有方向和参照，什么时候结束会议也是一个未知数，这个会议算成功还是不成功也无法判断。只能下班时间已经过去太多了结束会议，或者大家说累了结束会议；

有明确的会议目标，在很大程度上能够防止讨论跑题，就算是跑题了也能快速的拉回来，大家一起向着同一个目标前进，也避免了一些无意义拖后腿的问题出现，这样的会议才能是高效的。

而且很有必要把目标清晰的列在显眼的地方时刻提醒，因为有时候主讲人讲着讲着都忘了自己的目标或跟着人家走了。我遇到过这种没有目标的会议，在一开始就询问了主讲人此次会议要达成什么目标呢？可能因为提前也没有仔细想过这个问题，他随口给我说了一个答案。然后我全程参与到会议当中，朝着这个方向积极思考并讨论发言，后来发现主讲人讲的不是这个，又问他的时候答案已经不像起初告诉我的那样。面对这样的情况让我挺无语的，感觉白白浪费了自己的脑细胞；

4）子主题和时长

子主题能够让参会者初步了解，在大主题的范围框架里面，会重点讨论哪几个层面的问题，会让人更加聚焦的思考；

也方便参会者知道此次会议是否包含自己关注的问题，如果没有则可以在适合的时间节点抛出来，如果有则耐心等待即可；避免因为不知道主讲人的顺序，反复的询问预计后面会提到的内容，扰乱讲解节奏；

另一方面，不是每一个子主题都与参会者紧密相关，参会者也可以更合理的判断：哪些主题需要重点参与，哪些仅仅听一下有印象即可，或者不用参与；

子主题时长的提前预告，也方便参会者更好的配合主讲人的安排，明确此次会议的重点，就不会在略讲的部分太展开讨论；

5）开始和结束时间、地点

参与者可据此提前协调自己的时间和手头的工作，或告知自己是否可以参会；

开始会议的时候，可提前几分钟到场，等待主讲人按时开会；

6）附件

会议讲解的PPT等相关材料，如果可以，最好能够提前发给参会人。参会人可提前查看，带着脑子去开会总比仅仅带着耳朵开会好。道理大家都懂，就不啰嗦了。