高密度的 8 次会议后，我总结了 6 点心得

有人开玩笑说，产品经理不是在开会，就是在去开会的路上。

从发现需求到产品落地，产品设计是整个链条中非常重要的环节，为了保证信息的高效传递，产品经理要跟不同的人开各种会议。

对于工作经验丰富的职场老司机来说，因为对业务、人员都很熟悉，可能开会不是什么难事。而对一些产品新人，或者换工作进入新环境的产品经理，开会可能会遇到一些挑战。

刚刚入职上家公司的时候，我就经历了这样的挑战：原本以为开会很简单，却经历了几次失败的会议。今天，我就给大家分享一些在新环境中组织会议的经历和心得。

一、新人开会，态度第一，心态第二

进入新环境，我尽力在有限时间内尽快熟悉人员、熟悉业务，对第一次会议我也非常重视，做了非常多的准备。尽管如此，第一次会议也出现了不少状况：

参会者在会议中，说了一些业务细节，而这些内容，在调研未提及，且文档、系统里也没有，导致被业务方提问时，我无从回答。

参会者之间比较熟悉，他们会用一些他们习以为常的“黑话”、“暗号”，但因为我对他们之前的历史沟通情况不了解，理解有困难。

部分参会者的提问比较直接，搞得自己有点尴尬，比如：你连这个都不知道吗？你是产品经理，你要对调研清楚业务呀！

在开会之前，做好一切我们能做的准备，这是我们对待会议的基本态度。

虽然准备充足，会议中难免还会出现各种意料之外的问题，万一碰到不好相处的人，可能还会有点难堪。

碰到这种情况，不被其他人带情绪的语言所影响，不卑不亢。要肯定自己的努力，别人提出的问题，有则改之，无则加勉，稳住心态，那些过分不友好、过于生分的话，就一笑了之吧~

二、熟悉业务后，开会技巧很重要

可能是到了新环境，自己过分关注业务，而忽视了一些开会沟通的技巧，导致最开始的几次会议效果非常差。我出现的问题包括不限于：

1）会前计划不到位

想一出是一出，想开会找不到会议室；会前通知不到位，部分干系人忘记通知。

2）会议过程失控

会议议程模糊，导致开会主题跑偏；没定义清楚问题，导致开会反复拉锯，甚至为了争夺话语权要提高音量，气氛紧张。

3）会后忘记跟进

会议过程中未进行有效记录，会议时间长，结束后很多重要事项忘记跟进。

有两次会议，都是4-6小时的长时间拉锯战。更有一次，领导第二天出差，结果因为问题没讨论清楚，拉着领导“吵架” 到半夜。

自己也学习了很多技巧，但是想到和做到，差距还是有的。后来，我结合自己的经验，按照会前、会中、会后总结了几点给自己的告诫

1. 会前准备要充分

很多事情执行起来并不困难，但是思考为什么做、如何做，才是最重要的。

会前，要定义清楚会议的主题，流程等。其实按照 5w2h 去思考和准备，准备效果就不会太差。

其中，最重要的，是要确定会议的目的：思考清楚问题是什么，问题的价值是什么，问题之间的关系和主次是什么。

再就是，基于问题和会议目的确定干系人，在会前同和干系人沟通、对齐目标。

剩下的，就是确定 W 中的其他事项了，记得，要提前规划。

多说一点：在不熟悉的环境中组织开会，要尽可能提前去了解参会人的调性，平时多观察其说话做事风格，这样会中才能做好管控（当然，这个也只能是通过多相处才知道）。

2. 会中，要学会管控

不同人之间，认知、经历、利益关系不同，沟通起来本就不是容易的事。

参会人越多，不同的声音也越多。我们要进行合理的管控，才能保障会议秩序。在会前准备环节就应考虑到这些点。

第一，留意过于抽象的表述

一个人说了半天，但是其他人 get 不到点，无法理解。

比如，一个人老说一些抽象的场景，就是不好好举例说问题：你的这个需求风险很大，SQL 不是这么写的。

这个时候，要提醒发言人拿具体的例子讲解，因为抽象的概念，很容易出现理解偏差。理解不一致，很难高效沟通。

第二，避免脱离主线议题

在会中，难免会有人提出新的问题，甚至是新的议题，我们首先要判断这个议题和当初目标问题是否一致，是否值得花更多时间讨论。

如果议题本身价值不大，可以礼貌地将话题拉回主线：诶，XXX，这个问题不在这次会议议题里，因为时间有限，我们可否会后继续讨论，我先记录下来。

我们要应该控制讨论的时间，如果衍生出短时间没法得出结论的重要议题，最好的办法是先记录下来，再组织专题会议讨论。

3. 会议结束，形成结论并持续跟进

每个高效的会议，都必定要有结论。所以，在散会前，我们要公示会议结论及各项待办（精确到跟进人、时间）。

详细的会议纪要，要在会后及时发出（邮件、IM），一方面，是记录会议，另一方面，是存档，后续追溯问题也方便。

会议结束，意味着事项处理的开始，我们要持续跟进每个待办的处理，形成闭环，这样才实现了开会的目的。

三、持续提高，PDCA迭代升级不可少

在熟悉新环境的过程中，我牵头组织了多次不同主题的会议。最开始，临时在钉钉群里艾特几个人，就临时先拉个会了。

因为会议效果不好，我开始复盘和优化。开了 2 次会后，我尝试按照套路去组织会议，第 3 次会后，我开始结合团队特性调整记录的内容，慢慢完善自己和当前团队开会的套路。

比如，我在会议通知部分，会讲清楚什么人、在什么时间和地点、围绕什么主题进行探讨，提前给出会议必读的材料：

我在会前，会着重梳理会议必读材料，提前将核心问题的例子梳理清楚，以便在会议中就具体问题展开讨论。比如，在沟通数仓建模的时候，我就提前结合场景准备了例子：

会议纪要部分，我会记录【会议通知信息】、【会议议程】、【会议过程记录】、【会议结论】、【其他增补议题及结论】、【会议待办】。

会议结束后，我会把会议纪要发送给各个参会人，然后跟进待办。经过多次改善之后，我的会议管理能力也得到了同事们的认可。

不同的团队，有不同的风格。我们可以总结每次会议，提升会议的效率，按照 PDCA 的方法去提升我们会议的管理能力。

四、总结一下

讲了这么多，稍微汇总一下所说到的建议：

会前，规划充分定主题，抓住关键5W2H；

会中，抽象问题具体化，衍生问题会后聊；

会后，及时总结发纪要，持续跟进成闭环；

态度第一，心态第二，提升组织沟通技巧，结果一般不会太差

开会，是我们日常非常重要的沟通场景，会议管理的问题，本质上都还是沟通问题。

一方面，要提升自己对人和事的理解，增强专业知识，减少沟通屏障。

另一方面，多换位思考，准备充分，适当提升自己的沟通技巧，让信息更高效传达被人接受。

新人在新环境中的前几次会议，是给自己树立威信的重要机会。

尽力做好，不卑不亢，持续提升，祝大家都能开好会～

作者：lee；公众号：乐说乐言

本文作者 @lee

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