如何召开一场成功的需求评审？

Olivia 2023-08-09 16:19:53

小姜同学：每次需求评审的时候，时间都好长而且容易跑偏。有时候还会被运营同学在质疑和拷问，我还说不过他们。有几次开完会，好像也没有什么结论。我该怎么做呢？

针对这个问题，我们需要在每次正式评审前，做好充足的准备。从准备、召开、收尾三个维度拆解问题，确认每个维度的流程和关键点。

文章已脱水，非常干货。

一、会议准备阶段

1. 确认评审的形式

根据项目的规模和复杂性，确定需要哪种形式的需求评审。

对于较小的项目，不需要实时的会议或讨论，可以选择较为简单和灵活的评审形式。例如：采取静默评审。
而对于大型、复杂的项目，通常来说，开发周期预计超过1周的需求，都需要更为正式和结构化的评审过程。

2. 明确会议目的

一个明确的主题将有助于聚焦会议讨论，并使参与者明确会议的目标。

常见的会议主题包括：

确保需求理解的一致性：会议的目的之一是确保所有参与者对需求的理解是一致的。通过讨论和解释需求，可以澄清任何模糊或不清楚的地方，并确保每个人对需求的含义和目标有相同的认识。
评估需求的可行性和合理性：会议目的还包括评估需求的可行性和合理性。参与者可以提出问题、讨论需求的实施细节，以及评估其对项目资源和时间的影响。这有助于确定需求是否可行，并在必要时进行调整或修改。
收集反馈和建议：会议是一个收集参与者反馈和建议的机会。参与者可以提供他们的意见、建议和观点，以改进需求的质量和可行性。他们的反馈可以揭示可能被忽视的问题、挑战或改进机会。
决策和优先级排序：在需求评审会议中，可以进行决策并确定需求的优先级。通过参与者的讨论和共识，可以确定哪些需求是最重要和紧急的，以指导后续开发工作的优先级和规划。
促进跨部门协作和沟通：会议提供了跨部门和跨功能团队之间沟通和协作的机会。各个团队可以分享他们的观点和经验，加强合作，并确保各个团队在需求上的一致性和相互配合。

3. 做好会前准备

1）提前准备：会议相关内容

确定会议室和时间：预定合适的会议室，确保能容纳所有参与者，并选择适当的时间，使参与者都能出席。确保会议室内有足够的座位、白板或投影幕布等资源，以支持讨论和记录。
准备需求文档和资料：整理和准备与需求评审相关的文档和资料，如需求规格书、用户故事、界面设计等。确保这些材料完整、清晰，并提供给参与者足够的时间来阅读和理解。
发送会议通知：提前向参与者发送会议通知，明确会议的时间、地点、议程和参会要求，并附上评审材料，便于参会人员提前了解。确保参与者能够在会议之前安排好时间并做好准备。
确认参会人员：与参与者确认他们的出席情况，确保所有关键的利益相关者和团队成员都能参加会议。如果有人无法出席，及时调整会议安排或邀请代表出席。
测试会议设备：如果会议需要使用投影仪、音响系统或其他设备，提前测试并确保设备正常工作。这样可以避免在会议开始时出现技术问题。

万能邮件模板（邮件接收人需要按职位高低进行排序）
主题：X月×日需求评审会议通知
Hi，各位团队成员,
欢迎大家参加 [版本号/需求名称] 需求评审会议。这次会议的目的是审查和讨论我们项目的需求，以确保它们准确、完整，并与项目目标一致。以下是会议的详细信息和议程：
日期：[会议日期]
时间：[会议时间]
地点：[会议地点]
会议室：[会议室名称]

议程：
1.开场和介绍（预计时间：10分钟）
会议目的和重要性的说明
参与者介绍
2.需求讨论和评审（预计时间：60分钟）
逐个讨论需求，确保共识和理解
提出问题、建议和疑虑
根据需求的可行性和优先级做出决策
3.总结和行动项（预计时间：10分钟）
总结讨论的要点和决策
确定下一步的行动项和责任人
确认会后的跟进计划

在会议前，请确保提前准备并阅读相关的需求文档和资料，以便在会议中能够做出有意义的贡献。如果你有任何特定的问题或建议，请提前与我沟通，以便我们可以更好地准备讨论。
如果你因为任何原因无法参加会议，请提前告知我们，以便我们能够做出相应的安排。
感谢你的时间和合作。期待在会议上与你共同努力，实现项目的成功。

最诚挚的问候，
[你的姓名]
[你的职位]
[你的联系方式]

通过进行这些准备工作，可以确保需求评审会议能够顺利进行，并使参与者在会议开始前有足够的准备时间和所需材料。

这有助于提高会议效率，使参与者能够更好地参与和贡献。

2）提前自查：确认评审方案的完整度

根据以下走查关键点，逐个检查整体需求方案是否达标。

梳理需求方案：仔细检查需求方案，确保其中包含了项目的关键方面和要求。核实方案中是否涵盖了功能需求、非功能需求、界面设计、用户流程等重要元素。
需求的清晰性：确保需求方案中的描述清晰、明确，没有模棱两可的表达或歧义。需求应该能够被各个参与者一致理解，避免造成误解或理解偏差。
验证需求的可测性：需求方案中的需求应该是可测量的，可以通过测试或验证来核实其实现。确保每个需求都能够被评估、测试或验收，以验证其实现程度。
确认业务目标和价值：核实需求方案是否与项目的业务目标和价值一致。需求方案应该能够解决业务需求，满足用户和利益相关者的期望，并产生预期的价值和效益。

3）提前预备：预估被挑战的问题

列举了一些常见的，容易被质疑的问题清单，可以提前在脑海中构思对应的解答。

这个需求的具体细节是什么？
需求中是否包含了所需的输入、输出和交互过程的描述？
需求中是否涵盖了异常情况和错误处理的要求？
这个需求是否与其他需求相冲突？
需求之间的优先级如何？是否存在冲突的优先级？
是否有可能合并或调整需求，以解决冲突和确保一致性？
这个需求在技术上是否可行？是否需要额外的技术支持？
是否有必要进行额外的研究或验证，以确保需求的实施性？
需求的实施是否受到资源、时间或成本的限制？
这个需求如何满足最终用户的需求和期望？
是否有用户反馈或市场调研支持这个需求的重要性？
这个需求如何与产品的整体愿景和战略目标相符？
需求方案是否考虑了性能、安全性、可靠性或可维护性等非功能性需求？
是否有明确的性能指标或质量要求？
如何保证需求方案满足非功能性需求？
这个需求的优先级如何与其他需求相比？
这个需求对项目的规模和范围有何影响？
是否有必要将这个需求划分为更小的子需求或迭代实现？

二、会议召开阶段

1. 开场

在会议开始前，介绍会议目的和议程、确认与会人员和角色、会议涉及的内容和会议期望的结果。

2. 内容评审

简要回顾需求的背景和上下文。
讲述用户故事和业务场景。
讲解核心流程和支线流程。
演示原型并具体描述重点需求和功能模块。
定义数据埋点和所需的关键指标。

3. 讨论环节

讨论环节注意事项：

按照主流程展开讨论，不要跑题。
非常细的内容，不涉及主流程环节的，放在会后解决。
主流程环节的问题，必须会上处理。
不要花费太多时间讨论技术方案。

决策和优先级：

对有争议或不一致的需求进行讨论和决策。
确定需求的优先级和重要性。
根据讨论结果做出调整和决策。

4. 后续事项确认

确定下一步的行动项和责任人。
确认每个需求的负责人和相关团队。

5. 总结会议

回顾会议讨论和决策的要点。
让相关负责人简要复述确认理解一致。
强调下一步行动和时间表。
感谢与会人员的参与和贡献。

三、会后收尾阶段

1. 会议纪要和记录

会议结束后，制作会议纪要，记录讨论的要点、决策和行动项。

确保纪要准确反映了会议的讨论和结果。

2. 更新和调整需求文档

根据会议讨论和决策的结果，确认是否调整，如调整，则更新和调整需求文档，确保需求文档中反映了会议中的变更和决策。

如不调整，再说明理由及时反馈处理结果。

3. 发送会议纪要

在会议结束后的合理时间内，通过正式的渠道发布会议纪要。

确保纪要中包含会议的要点、讨论、决策、行动项、争议点和待处理事项，还有对应负责人。

校对纪要，确保准确反映了会议的内容和结果。

4. 行动项的执行

根据会议纪要中确定的行动项，责任人应开始执行相应的任务。监督和跟踪行动项的进展，并确保它们按计划完成。

5. 进一步的讨论和澄清

如果会议后出现了进一步的问题、疑虑或需求澄清的需要，团队可以进行进一步的讨论和沟通。

确保任何新的问题或变更都被妥善处理和纳入需求评审的流程中。

万能会议纪要邮件模板

主题：需求评审会议纪要 – [会议日期]

Hi，各位团队成员,
以下是我们最近一次需求评审会议的会议纪要，请仔细阅读并确认准确性。

会议纪要：
日期：[会议日期]
时间：[会议时间]
地点：[会议地点]
主持人：[主持人姓名]
与会人员：[与会人员1姓名] [与会人员2姓名] [与会人员3姓名]

议题：
[议题1]
讨论内容：[讨论内容1][讨论内容2]
决策/结论：[决策/结论1][决策/结论2]

行动项：
[行动项1]
负责人：[负责人姓名]
截止日期：[截止日期]
进度：[进度更新]

下次会议计划：
日期：[下次会议日期]
时间：[下次会议时间]
地点：[下次会议地点]
议题：[下次会议议题]

备注：
[备注1]
[备注2]

请各位参与人员仔细阅读以上内容，并核实其中的准确性。如果有任何遗漏或需要补充的信息，请及时告知。
再次感谢大家的参与和贡献，我们将根据会议纪要的内容继续推进项目的进展。
如果你对以上内容有任何问题或疑虑，请随时与我联系。