做好这六点，终于开了个高效会议！

会议开得好，天天下班早！

“小明，晚上去happy呀”，晚上7点半，小明收到好基友小回的消息。

“happy个鬼，还在开会”。

“又开会，你怎么那么多会，大领导啊”

“呵呵，累的无力吐槽，都不想干了。。。。”

“说来听听，让哥开心下”

“呸”

“说认真的，啥情况，我帮你分析下”

小明开始倒豆子了（吐槽）：

1. 会议严重超时：下午2点开这个月的计划总结会，通知的会议时长是3个小时，结果开到现在，还遥遥无期，我好多事还没做呢。
2. 集合慢：两点开会，我早早的去了，结果拖拖拉拉的集合，扯些有的没的，2点半才正式开始。
3. 发言拖沓：然后就是各部门大佬做总结和计划宣讲，规定每人不超过20分钟，结果就没少于半小时的，**部的老大更厉害，拿着一张表格，讲了一个半小时，内容也看不清楚，我无聊的都快睡着了。
4. 现场混乱：这个月目标没达成，老板说下个月要拿出可行性的计划，这个部门有困难，那个部门有想法，这不，讨论到现在，也没个结果，都快吵起来了。
5. 没有结果：晚上9点，会议终于结束了，无语的是，下个月可行性计划也没个结论，居然变成会后商议给方案，我去，会后商议！那开这一天干嘛，每次都会后商议，然后就没有结果了。

今天这样的会议都是常态了，我已经心力交瘁……

你们这会议效率太低了，哥给你几点建议:

一、高效会议的六个关键要素

1. 明确会议目的和产出

明确了会议的目的和需要产出的内容，统一参会人员的思想聚焦和产出期望，在大方向上就不会跑偏

例：如果会议的目的是就某件事情商议出解决办法，那么会议中就必须将大家提出的办法整理并决策，最后不管是投票也好，一人拍板也好，都要确定1-2种解决办法，否则你一句我一嘴，会开完了才发现什么结论都没有。

2. 确定会议的形式和流程

会议形式常见的：线上会议，线下会议。

会议流程：有明确的会议流程，才能保证会议在指定的时间内按照计划的方向发展。

例如：

好处：

1. 能基本保证会议在可控范围内；
2. 各部门有充足时间表达自己的观点；
3. 留有自由讨论时间，方便交流想法，达成共识。

3. 制定并申明会议制度（会议通知）

会议的几个痛点现象：

1. 拖拖拉拉不按时到会，等人聚齐20分钟过去了；
2. 个别人员太啰嗦，一个人讲了半小时还没讲到重点，又不好打断；
3. 边开会边办公，玩手机的，交头接耳的，进进出出的。

这些情况也都是现在大多数会议的常态，很多人中招，可是也觉得很无辜，我太忙了，不边开会边做，怎么搞的完，其实这样就是个恶性循环，会议效率下降了，事情没解决，还得重复做，重复开会。

那如何避免这样的情况呢？

会议制度很重要！！！

会议制度包含的内容：

1. 会议的流程；
2. 会议必须遵守的约定；
3. 违反约定的惩罚措施。

而这些会议制度，需要在发送会议通知的时候进行告知并重点申明。

PS：这种会议制度，一开始肯定缺乏公信力，那么就需要拿几个人“杀鸡儆猴”，当然措施也不能太过强硬。

参考：违反制度的，会议结束前，面对面建个群，发个红包；为会议的茶歇买单等等。

逐渐把这种制度形成一种约定俗成的规则，这样逐渐推广下去，违反制定的人肯定越来越少。

4. 做好会前准备

内容包括：

内容：

1. 设备调试，如投影仪，视频设备等；
2. 物料准备：会议中需要用到的笔，纸，周边材料等；
3. 资料准备，会议中需要用到的文件。

5. 会议纪要

会议纪要是一场会议的灵魂，如果没有会议纪要，那么可能导致的结果是，大家对会议最终的结果理解和后续安排各不相同，会议中提出的争议事项，待解决事项，和一些关键想法，可能产生遗漏。

会议记录有两个要点：

（1）提前安排会议记录人

提前不明确会议记录人，可能会出现都认为有人记录，结果谁都没有记录的情况。

（2）会议纪要的格式

很多人写会议纪要就像是记流水账，说了；又说了***，这样的会议纪要是没人愿意看下去的，会议纪要相当于是概括总结，要让大家在几分钟内快速get会议要点。

主要包括以下几个部分的内容：

内容：

1. 会议基础信息：会议主题，时间，参会人；
2. 会议达成的关键结论或要点问题；
3. 会议待协商处理事项及对应的责任人，完成时间。

重点内容，可以特殊颜色或加粗标注。

6. 会议后续跟踪

对于一些待商议决策事项，或者是任务分工，会议后续需要会议组织方持续跟踪，例：针对会议提出的*问题，需要部门提出解决方案，对应的责任人，完成时间，都需要形成跟踪表，发送给会议相关人员。按期跟踪执行情况并通报。

二、参会人如何实现价值最大化

1. 会议组织者

作为会议的组织者，必须要负责会议流程和制度的执行，职责包括：

1. 会前准备：发送会议通知，会议前及时收集各部门的汇报资料，对不符合要求的打回重做，避免在会议上浪费大家的时间；
2. 联系参会人员快速到场：可通过电话，面催，或者在公司大群里呼叫；
3. 超时提醒：会议中准备计时器，超时提醒，严重超时可直接中止；
4. 主题把控：一旦出现跑题的现象，及时打断拉回；
5. 制度执行：对于约定的违反规则需要做出的惩罚，监督执行，起到震慑作用。（一般是人资或者是行政部门）

2. 会议决策者

会议决策者，作为权威，需要给出态度和决策来：

作用：

1. 辅助支持会议组织者：会议组织者在执行会议职责时可能会遇到不配合的情况，决策者及时帮腔，可提升会议效率。
2. 表明态度，给出响应：对于各部门的发言，及时点评，好的在哪可以改进的在哪，这样有利于改善进度，同时其他部门也会借鉴参考。
3. 作为裁判，对争论不休的分歧点做出决策。

3. 会议发言者

发言者是会议内容重要组成部分，会议发言者在公众场合的表现，对自己在上级或者下属心中的印象影响都非常重要：

提升方向：

1. 做好充足会前准备：ppt的内容，展现形式，演讲节奏，都要提前模拟测试下，确保有价值且高效。
2. 遵守会议制度，做好榜样

4. 会议参与者

1. 对会议议题拾漏补缺；
2. 遵守会议制度，不影响会议进行；
3. 抱着认真学习的态度，虚心听取其他部门的宣讲，这也是开拓视野和学习的机会。

三、高效会议管理实操—计划总结会

针对小回提出的建议，小明认真跟行政部门沟通了下，行政的老大感觉非常受用，在获得了老板的认可和支持后，在公司群点名表扬了小明，然后开始了会议的改革，小明再次参加会议，感受完全不一样。

1. 会议前

小明收到了行政发来的会议邀请，内容包括：

（1）会议流程

1. 日期
2. 时间
3. 发言人
4. 备注

（2）会议制度：

会议中出现以下行为，由行政统计，乐捐20元，作为下次会议的茶歇基金：

1. 开会超过5分钟未到场
2. 会议过程中另行他事，被行政发现2次及以上的
3. 发言超时10分钟以上的

（3）会议汇报资料模板

小明整理好汇报资料 ，老大认真过了一遍，提出了修改建议。

资料提前一天发给行政，行政审核通过了，有几个部门被行政打回重做了。

2. 会议中

1. 9点开会，居然第一次在9点5分之前人到齐了。
2. 行政姐姐简短的讲解了会议流程与制度，并准备了计时器
3. 运营部老大汇报时，果然还是超时了，计时器报警，现场有点尴尬，老板发话了：讲重点，运营老大后面加快了速度，再到其他部门讲的适合，基本都按时汇报完了，连老大难的市场部这次也只超时了10分钟。
4. 行政小姐姐全程记录了会议过程中提到的争议项和待决策事项，各部门汇报完之后就这些事项逐一商议，大部分事项都给出了解决措施，实在不能当场解决的也提供了完成时间，责任人，预计完成效果。

3. 会议后

结果：

1. 原计划3小时的会议，在3个半小时内完成。
2. 行政姐姐在会议结束后2小时内，向会议相关人员发出了会议纪要，并重点@了需要提供后续方案的老大。老板还回复了邮件表扬行政姐姐。
3. 三天后，按照约定情况，行政小姐姐对待解决事项的完成进度进行了跟踪发布。

四、其他类型会议管理要点

计划总结会是企业日常管理过程中比较常见的会议类型，主要特点是由几个代表汇报发言，比较正式，为保证会议高效，对流程的把控非常重要。

除了计划总结会外，工作中还有2种类型的会议：分享会，脑暴会。

1. 分享会

例：优秀员工分享，成功项目分享。

企业内部定期组织分享会，可以加深学习的氛围，共同进步，但是很多企业的分享会都变成例行公事的现场，参会人员不认真聆听，分享人员讲的枯燥乏味。

那么一场高质量的分享会应该是怎么样的呢？

（1）准备会前调研

尽管是针对同一个主题，分享人打算分享的内容和形式，往往不是聆听人想要了解的，讲的不感趣，自然不认真听了。所有准备分享资料之前，可以先开展一轮调研，了解大家想要学习的内容，和喜欢的分享形式。

调研形式：

1. 访谈几种不同类型的接受分享人；
2. 向参会人员发送调研问卷

（2）分享展示优化

分享展示的文件形式很重要，观众接收信息是视觉和听觉的结合，视觉占很大部分的比重（这就是为什么我们看电视，没有字幕就感觉非常不习惯）。

所以分享文件要避免密密麻麻堆积的文字表格。采用图文结合再加上一定的动态特效，会让效果加倍。

（3）过程互动

会议过程中如果只是一味的单方输出，那么参会人很容易走神，也缺乏参与感，会议过程中增加一些互动环节，可以调动整体会议的活跃性。

2. 脑暴会

例：策划案创意脑暴

脑暴会是所有会议中最难的一种，因为对会议的结果一开始是完全无法预测的

管理要点：

（1）组建无领导讨论小组

组建小团队的无领导讨论小组，小团队可以保证大家都有发言的机会，充分参与进来，吸收不同思维的想法。

无领导小组，可以避免领导权威性对组织的影响，束缚其他成员表现机会。

（2）小组PK机制

加入PK机制，可以激发大家的好胜心，从而调动大家的积极性。

（3）小组成员均匀分配

1. 每个小组要保证类型的均衡，如来自不同部门的，或者不同个性的，这样可以避免思维的偏向性；
2. 小组需要一个隐形领导，隐形领导负责调动大家的积极性和思维发散。

（4）创意引导

让大家开展创意讨论，开始之前需要先做创意引导，如：一俩个优秀的案例，或者是一个场景模拟等，这样可以方便大家打开思路，而不是干讨论。

（5）讨论结果再深挖

参会成员是无法直接给出你想要的答案，他们往往提出的只是一个思维方向，或者是一个思维点，所以会后需要就会议的结果再深挖，配合本身专业特性，组合成合适的创意想法。

最后，会议本身是为了更高效的解决问题，但是往往大多数企业都会遇到低效会议的痛点，希望以上的分享能给帮助大家提高工作效率，早点下班！

作者：瑶光；微信公众号：回了CRM，某互联网自媒体联合创始人，曾在零食top3品牌负责用户体验管理。

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