超全知识管理技巧，再也不怕学了就忘！

在上篇文章“如何管理知识，让知识真正为你所用？”中，带大家了解了什么是知识、知识的类型，也指出了互联网时代个人面临的四大知识难题。那么，如何化解难题，高效管理知识呢？

本期文章便为大家分享知识管理的有效方法。ps：文章篇幅较长，文末为大家整理了重点，一定要看到最后哦~

01 为什么需要知识管理

首先，再重申一遍知识管理的重要性。一是我们身处内容时代，信息泛滥，同时也面临信息茧房问题，需要自主挖掘、筛选高质量、高价值的知识。

二是生有涯而知无涯，我们不可能在有限生命中学习无尽的知识，需要通过知识管理来筛选，将有限的注意力聚焦到真正有用的知识上。

三是大脑更擅长思考与决策，并不擅长存储、记忆，需要知识管理系统，通过外部存储的手段，来代替大脑进行存储，帮助大脑更好地思考和决策。

小知识：什么是“信息茧房”？

“信息茧房”指的是人们关注的信息领域，会习惯性地被自己兴趣所引导，从而将自己的生活桎梏于像蚕茧一般的“茧房”中的现象。

你越喜欢看什么，系统就越给你推同样类型的内容。在这个封闭空间内，你看到的，都是别人想让你看到的。

持续管中窥豹，不仅离真相越来越远，也逐步丧失了全面看待问题的能力、独立思考的能力。

02 知识管理常见问题和误区

尽管知识管理很重要，但关于知识管理的问题和误区也屡见不鲜。常见问题包括：

• 缺乏深度：只有广度，纵深不够；
• 单一化：缺乏关联，知识孤岛；
• 难以检索：没有分类，分类不合理，只管存不管用；
• 质量不高：理论冲突，资料可信度低，不够新鲜，缺乏更新。

存在这些问题的原因之一便是对知识管理的错误认知，常见误区包括：

1. 把对信息进行收集与整理误以为是在做知识管理，但事实上信息整理≠知识管理；
2. 认为只要能及时检索到需要的信息，就进行了有效的知识管理，但事实上信息检索≠知识提取；
3. 认为学习就是要全面吸收所有遇见的知识，而不管知识间的联系和有序性，但事实上海量的知识≠有序的知识。

03 正确理解知识管理

那么，什么才是知识管理呢？以下是认可度比较高的三个观点：

1. 知识管理是对知识、知识创造过程和知识的应用进行管理和规划的活动。
2. 知识管理是将数据/信息动态转化为知识/智慧的过程，帮我们更好决策和行动。
3. 知识管理的最终目标并非管理知识，而是改变自己，解决自己的问题，让自己获得成长。

04 知识管理的类型

根据主体的不同，知识管理可分为个人知识管理和企业知识管理两大类型。

1. 个人知识管理

个人知识管理（PKM，Personal Knowledge Management）是一种新的知识管理的理念和方法，一般指个人通过工具建立知识体系并不断完善，进行知识的收集、消化吸收和创新的过程，最终有利于个人工作、生活。

这里需注意的是，应将个人知识管理与另一个概念个人信息管理（PIM，Personal Information Management）区别开来。二者存在细微的差别：

• PKM是一种概念框架和策略，用以组织和整合我们个人认为很重要、需要纳入个人知识库的信息，将本是随机的信息片段转换成更系统的信息并扩展个人知识，过程中涉及信息→知识的转化。
• PIM则更关注的是个人信息的收集、分类、加工、储存、维护和使用，以便最高效、最大限度地实现信息效用价值，过程中不涉及信息→知识的转化，仍停留在信息层面。

事实上，很多人正在做的事其实是信息管理，而非真正的知识管理。

2. 企业知识管理

美国德尔福集团创始人之一卡尔·费拉保罗认为：企业知识管理是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力，是为企业实现显性知识和隐性知识共享的新途径。企业知识管理具备三重含义：

• 个人知识集体化：把个人脑中的知识变成集体的公共知识；
• 隐性知识显性化：把个人或集体长期积累的优秀经验总结、规范、标准化成一个模式；
• 建立共享知识系统：个人或集体通过系统的知识共享平台，让每个人的能力都通过共享得到放大。

另外，同样需注意下，企业知识管理和企业培训也存在区别。

一般而言，培训是一个直接传递知识的过程，由于传递人员的经验问题或者知识源的问题，可能导致较大的知识损耗。而知识管理的过程通过对隐性知识的挖掘和一系列知识管理的活动，可以有效提升知识转化的效率，体现企业内知识资产的价值。个人认为，企业培训是企业知识管理的手段之一，企业知识管理的范围更广。

与个人知识管理不同，企业知识管理的主体是集体，映射范围广，要在企业内部让知识管理顺利运转，需要以下三大支撑要素：

• 组织结构与制度：包括知识管理的组织结构、流程及运行制度、考核激励制度；
• 组织文化：形成具有激励、归属感、授权、信任和尊敬的组织文化，为知识所有者间提供沟通交流的友好环境和氛围；
• 技术设施：包括数据挖掘与知识发现、语义网、知识组织系统等。

结合前述的支撑要素，我们可以通过下述公式来更好地理解企业知识管理。其含义是，知识管理是在一定的环境下，通过技术将组织人员与组织知识结合，并进行分享，进而达到指数级增长的目标。

其中：

• P指的是组织人员，既包含个体角色，也包括学习型组织；
• K指的是知识，既包含知识本身，也包含知识的活动。需注意的是，这里的知识并不是指所有有用的信息，而是指组织内部的个体的、部门的、企业的，甚至是行业的不同的知识层次所综合组成的知识网络；
• 指的是技术，包括方法、工具；
• （）为环境，包括文化、制度；
• S为分享，是一个动态的过程，包括知识管理的流程、知识管理的应用创新；
• =为目标，包括知识管理的目的，知识管理的规划。

05 如何进行个人知识管理

由于企业知识管理涉及的主体和要素较多，通过个人力量难以撬动整体，且本次分享的目的也主要是围绕个人的知识困境，因此，这里着重讲解如何进行个人知识管理。整体可以分为以下5个步骤：

1. 信息获取：直接决定信息的优劣

我们从各网站、书籍中获取的信息是知识输入的方式之一，信息的质量直接决定了信息的优劣，进而影响后续信息→知识的转化效率和质量。

那么，如何选取有效信息，剔除知识中的杂质，实现知识的降噪？

首先，要明确你想要搭建的知识体系，用逆向思维去思考这个知识体系的目标，为达成这个目标，需要获取什么。

举个例子，很多人想要学习一个新的领域，总是妄图从头学起，但世界上的知识，不管是哪个领域的，都没有一本指导去按图索骥的说明书，比如“哲学”，这时候不应该想学习哲学都要学习“什么”，而是你自己“为什么”要学哲学，是什么让你想要掌握这方面的知识，从为什么入手去反推。

接着，用批判性思维/淘金式思维去判断、收集正确而有效的信息。

小知识：什么是“淘金式思维”？

淘金式思维是一种互动式的思维方式，指的是主动对信息/知识进行取舍，带着提问的态度去与看到的信息/知识“辩论”。

淘金式思维自我核查方法：

Step 1: 对他人传播的观点，要思考其目的

Step 2: 留意他人观点中的问题和漏洞

Step 3: 客观评价他人的观点

Step 4: 在他人合理的观点的基础上形成自己的结论

2. 信息采集：借助工具快速网罗需深度阅读的信息

你是否经常用微信文件传输助手/个人微信号、各应用自带收藏夹、各类型笔记工具等工具来做信息采集？但这些工具都不是信息采集的最佳工具，对于知识管理的作用有限。

微信文件传输助手/个人微信号主要用于多设备间的文件同步，并非信息收藏，长时间累积将导致信息难以查找和管理。各应用自带收藏夹会造成信息割裂，导致信息无法统一管理和取用。

各类型笔记工具较前两种好，但非最优解。笔记工具的初衷，是个人创作。一旦笔记系统中，同时混杂了搬运（即信息采集）和创作，长时间累积将非常臃肿、混乱。且现有的笔记工具很难提供阅读进度、标注、回顾、自定义版式等等功能，而这些功能对信息处理又起着至关重要的作用。

那么，什么样的工具才算好的信息采集工具呢？个人认为，该类型工具必须具备以下4个标准：

稍后阅读工具基本满足上述标准。稍后阅读指的是当你在任何平台上看到好的内容，都可以集中把它们采集在一个地方，后面有时间再读。

3. 信息处理：实现信息到知识的转化

采集完信息后，需要对信息进行处理，目的是实现信息到知识的转化。如何处理信息呢？关键措施在于阅读信息并关联自己进行思考。以「解决问题」为最终导向，来快速收割真正有用的信息，然后，通过做行为指引，来指导之后的行为。

为什么强调需要关联自己呢？主要有2个原因：

一是根据艾滨浩斯遗忘曲线，最容易遗忘的是那些不重要的、无意义的、没有兴趣的、不熟悉的内容，而快速将内容变得重要、有意义的方法就是关联到自己，因为从人性而言，每个人最关注的都是自己。

二是只有那些能运用到工作生活、能指导自己行为的信息，才能算作知识。

4. 知识整理：将转化的知识体系化

完成信息到知识的转化后，需要进一步整理知识。为什么需要进一步整理知识？因为信息虽然处理后转化为了知识，但仍是零散不成体系的。埃隆·马斯克和查理·芒格都曾指出知识体系化的重要性。

搭建知识树（也可称作知识管理系统、知识库）是知识体系化的有效方法。知识树是一种金字塔结构的知识体系。树干对应框架，叶子对应知识，果实对应多次学以致用后沉淀的智慧。

为什么通过搭建知识树可以实现知识的体系化呢？一是知识树作为外部大脑，可以进行知识的永久快速存储和取用；

二是知识树的金字塔结构形式，可以让知识成为体系，对抗碎片化；

三是通过对知识树的反复存储和取用，可以加快形成长期记忆，使我们记得更牢固。

小知识：

长期记忆的形成和巩固，依赖于对神经元的反复刺激后，神经元之间突触的强化和诞生。而不断的存取过程，其实就是对神经元的反复刺激，让我们不知不觉中记得更牢固。

那么，如何搭建知识树呢？整体可分为以下5个步骤：

对于笔记工具的选择，需注意的是，千万不要经常换工具，陷入工具坑。不要别人推荐一个工具，觉得好，就去用，要用自己的思维去掌控软件。要根据自己的“事”去驱动软件，而不是让软件来控制你的行为。

对于知识树框架的搭建，可采取GTD系统法（Getting thins done）。GTD系统法的核心是把所有待办任务都从大脑里移出去，清空大脑，用外部的工具去管理任务，不遗漏任何一件，让大脑的全部资源都用来思考。

GTD工作流有五个步骤：收集、厘清、整理、归档和回顾，将其应用到知识管理上，可以演变为GTD笔记归类法，即将知识笔记归为五大类：

1. 收集箱：负责收集所有的笔记，这个阶段不必操心该放到哪个分类，所有好东西均先存放此处，但收集箱一定要规律性地定期清理，好的习惯是保持知识管理系统高效运转的关键；
2. 等待处理，主要承载当天的日程、备忘录、记事本、沉思录、日记本等；
3. 将来可能，主要承载计划、规划、想法、点子类的东西；
4. 归档资料，作为知识的大本营，最终所有的信息和笔记都会被归入“归档资料”文件夹中，以供复习和使用时随时调取；
5. 专题研究，当下对某个主题话题感兴趣，单独放入此处研究。比如我最近对摄影比较感兴趣，就可以单独针对这个专题建立一个文件夹，专门服务于摄影，当研究出成果了，再把它归入到归档资料中。

搭建完知识树框架后，需要进一步规则化归档资料，以盘活知识。为避免归档资料的混乱、无序，资料应按照一定的规则进行归档，包括最简层规则、目录编码规则、统一命名规则和标签化规则。

最简层原则指的是让打底文件夹数量、文件夹层级尽可能少。对此，可找一个能把所有笔记都包括进来的维度，将打底文件夹按该维度进行分类，如以笔记的“用处”维度划分为学习类、工作类、生活类。打底文件夹有了，还需要根据需求对文件夹做进一步细分，那么如何管理下一级的文件夹，就需要用到目录编码规则。目录编码规则指的是将文件夹按层级进行目录编码，让文件夹的层级与层级之间建立起层次清晰的逻辑关系，并实现自动排序。

统一命名规则指的是文件夹和笔记按统一规则命名，便于直观地了解文件夹/笔记的核心内容。

对此，可通过黄金圈法则（是什么、为什么、如何做）来命名文件夹，按照“主题 作用类别 标题”的格式来规范化命名笔记文件，比如说“写作-方法-如何搭建框架”。

需注意的是，在命名文件夹时，意义不明的层坚决不要。

很多人在整理笔记时会建一个命名为“其他”的文件夹，这往往是因为我们搞不懂某个笔记属于哪个类别，不好分类，所幸全放在该文件夹里。但一般而言，我们在用的时候是不会去翻“其他”这个文件夹的，因为我们的大脑对它没有概念，导致我们并不能快速想起里面放了什么，也不清楚里面应该放些什么，又怎么能指望提取的时候找到呢？因此，该文件夹其实是无效用的。

最后是标签化规则，给一个知识同时打上多个标签，多维度归类知识，便于快速提取。

事物的分类可以有很多个维度，如果把某事物仅按照一个维度归类，就相当于把它给定死了。知识也一样，很多人之所以做了很多笔记，却无法在需要时快速找到，原因之一便是把知识给限定死了。

比如你学到了一个写作技巧“如何搭建框架”，如果仅把这个技巧归到 “写小说”分类中，那就只有写小说的时候才会想起它，但实际上这个技巧完全可能套用到写报告上。

但需注意的是，类别和标签不必特别多，应以终为始：知识管理的核心在于快速提取。

完成资料的归档后，还需部署索引体来进一步提升知识检索的效率。

首先，我们先来理解下储存体系统和索引体系统的区别。储存体是用于管理文件夹的系统，而索引体是用于管理标签的系统。

前面所说的归档资料是储存体，我们通过标签调取笔记或信息，而索引体系统，就是把标签与标签之间建立起逻辑关系，形成体系和结构，最后内化成我们的知识体系。为了让两者更有辨识度，文件夹系统作为储存体，识别符号为「C」，标签系统作为索引体，识别符为「S」。

部署索引体同样可分为以下五个步骤：

同理，这里也举个例子帮助大家更好地理解索引体。左图的索引体标签分类参考了“儒家的最高理想”分为“修身、齐家、治国、平天下”四大类，整理归档资料的规则也可用于索引体的搭建，比如说它也用了最简层原则、目录编码原则、黄金圈命名法则。然后，从右侧图可以看出，在笔记文件内处处打标签，可以帮我们快速定位到文内具体位置，而不是仅在文内开头或文末打标签。

最后，知识树的搭建不是一蹴而就的，我们需要不断地填充知识、持续地完善知识树框架。填充知识时，应遵循一个原则：只保留对自己有用的东西。应该意识到，文章不是不可拆分的整体，而是一个个标题、事实案例、金句、观点、故事、思维方式等等构成的素材合集，只需将对自己有用的部分拆解出来。

此外，在填充知识时应注意：

5. 知识内化：让知识真正为自己所用

完成知识体系的搭建后，则到了最后一步：知识内化，它直接影响知识是否能真正被吸收，为自己所用。知识内化的常见方式有写作、知识分享、自我复述、开展培训等。

个人较推荐公开写作，因为可以借助外部压力，提高自己的写作标准；借助外部反馈，提升自己的写作技巧；借助外部激励，驱动自己长期坚持。

06 个人知识管理建议分享

最后分享一些个人知识管理的建议：

1. 知识管理要围绕个人成长规划。种树之前，先明确你想要的花园是什么样的。
2. 做知识管理时，使用是核心。最有用的知识管理，是基于“事”使用知识。
3. 要持续筛选优质信息源，信息源决定了输入质量，也影响输出质量。
4. 做决策的时候，要参考不同的信息源，相同的信息使用两次，不会产生两倍的效果。
5. 不要陷入极端坑，对于知识管理来说，TO DO 是王道。只要觉得好用，迭代即可，无需将知识库推倒重来。
6. 重要的知识和信息要进行定期回顾，避免「用后即弃」、「存后即弃」，有助于增加智慧。
7. 信息是有实效性的，要及时清理过时和无用的信息，避免后续搜索信息时，发生臭黑水沟捞针的现象。
8. 信息知识输入加工后，要养成在公开平台定期输出的习惯，完成知识升华。没有输出的输入，只是无数个 0 的累加而已 ，0 的累积不可能实现从 0 到 1 的突破。

划重点

1.）知识管理是对知识、知识创造过程和知识的应用进行管理和规划的活动，其最终目标并非管理知识，而是让知识指导自己获得成长。

2）个人知识管理可分为5个步骤：

1. 信息获取：直接决定信息的优劣
2. 信息采集：借助工具快速网罗需深度阅读的信息
3. 信息处理：实现信息到知识的转化
4. 知识整理：将转化的知识体系化
5. 知识内化：让知识真正为自己所用

3）搭建知识树是知识体系化的有效途径，同样可分为5个步骤：

1. 选择存放知识的笔记工具
2. 搭建知识树框架
3. 规则化归档资料，盘活知识
4. 部署索引体，提升知识检索效率
5. 知识填充，并不断完善知识树框架

4）采用GTD系统法搭建知识框架时，可把知识笔记归为5大类：

1. 收集箱：负责收集所有的笔记
2. 等待处理：主要承载当天的日程、备忘录、记事本、沉思录、日记本等
3. 将来可能：主要承载计划、规划、想法、点子类的东西
4. 归档资料：知识的大本营，所有信息和笔记的最终存放处
5. 专题研究：当下对某个主题话题感兴趣，单独放入此处研究

作者：Problemer，公众号：问问运营笔记

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