必看，项目管理小白进阶宝典！

萌沐 2024-09-02 16:55:52

项目管理的核心在于三个关键动作：启动、推进和复盘。这三个步骤贯穿项目始终，帮助团队明确目标、统一行动，并从经验中学习成长。

启动：项目的生命起点。它涉及目标方向的共识。在团队内部明确告知项目目标，确保每个人都理解并认同目标。
推进：流程和方法的共识，确保团队在执行过程中达成对流程和方法的共识，确保各项工作顺利进行。
复盘：团队问题的共识。对项目过程中遇到的问题进行总结，将问题转化为经验，帮助团队在未来的工作中更加高效。团队需要通过项目来不断磨合，适应彼此的工作方式。

01 准备一场高质量的项目启动会

目的是为了达成项目目标与方向的共识。在启动会上，需要详细讲解以下五个要点：

1.为什么要做——背景：解释项目发起的背景和必要性，包括市场环境、用户需求等，让团队成员明白项目的紧迫性和重要性。
2.具体怎么做——规划：详细介绍项目的实施步骤和时间表，确保每个人都知道自己的职责和任务。
3.有谁参与——人员：明确团队成员及其角色，确保每个人都了解自己的责任和任务分配。
4.协作方式——流程：规定项目的协作流程和沟通机制，确保团队成员能够高效协作。
5.马上做什么——执行：确定启动会后的立即行动计划，确保每个人都知道接下来要做什么。

对于大项目，启动会是必不可少的，而对于小项目，可以根据实际情况决定是否召开。无论大小，启动会都应该简洁明了，且内容充实。

成熟业务的项目启动会

对于成熟的业务项目，启动会的目的主要是为了获得共识。需要注意以下几点：

生动讲解：大家做成熟项目有时候很麻木，觉得很重要或者不重要。所以要有理有据，声情并茂，让团队成员感受到项目的紧迫性和重要性。
清晰规划：明确项目的里程碑和验证标准，确保项目目标可量化、可衡量，有助于团队成员理解项目的关键节点。
详尽资源：列出项目所需的所有资源和支持方，并通过邮件等形式进行确认。并确保所有相关方都清楚各自的角色和责任。
重塑协作：如果原有的工作方式存在问题，需要重新调整团队协作方式，增强团队凝聚力。例如，可以通过定期的茶话会等方式加强团队成员之间的沟通和信任。

从0到1的项目启动会

相比于成熟产品的启动会，时间可能会很长，有时候2小时-5小时，因为大家对于这个项目的认可度很低，有很多的质疑点。

对于从0到1的新项目，启动会的核心目的是让团队成员意识到项目的独特价值和紧迫性。需要注意以下几点：

详细阐述背景：花费大量时间阐述项目背景，包括用户痛点、市场机会、竞争优势等，让团队成员理解项目的必要性。项目前期变化很快是非常正常的，团队成员可能不这么认为，就会觉得很痛苦，要做好大家的心态安抚。
明确协作方式：新团队尤其需要明确协作方式，确保团队成员能够协同工作。明确的协作方式有助于团队成员更好地配合。
提前准备QA：提前准备常见问题的答案，减少团队成员的疑虑。准备好正能量的内容，减少负面的信息，确保团队成员对项目的信心。

02 Scrum敏捷开发：如何构建高效的协作机制

在快速变化的商业环境中，敏捷开发方法因其灵活性和响应速度而受到欢迎。

Scrum作为一种敏捷框架，通过一系列的仪式活动来促进团队内部的有效协作，特别强调会议制度的作用，以优化团队协作，提高项目交付的质量和速度。

迭代计划会（2周1次）：设定清晰目标

Scrum框架中的关键部分，旨在为接下来的迭代周期设定明确的目标。

这种会议相较于传统的单月迭代方式更为高效，例如美团采用了双周迭代会议，这种方法通过提高业务迭代效率，显著提升了业务产出。

一个月内完成两个版本的交付，使得每年可以交付多达20-24个版本。同时也合理化了人力资源的分配，保证了各个角色的持续产出，使得版本交付周期缩短至5.5周。

在会议之前，Product Owner需要准备一份按优先级排序的需求列表，这份列表应该已经过评审或与研发团队达成一致。

上半场：通常由测试人员对需求进行讲解，以确保所有团队成员对需求有共同的理解。同时，研发和测试共同预估工时、确定需求的优先级达成 Sprint Backlog(已评审的内容)。
下半场：开始sprint、进行子任务拆解和排期，明确Sprint的需求范围和优先级，确定发布版本的内容和时间节点，鼓励团队做出合理的承诺。

需要注意的是：

1）子任务是否被充分拆分，涵盖开发、联调、测试准备、自测等各项任务？

2）每个研发人员的排期是否既充实又不冲突？

迭代评审会/成果展示会（2周1次）：提升团队成就感

通常由研发或测试人员展示上一个Sprint发布的内容。

这种会议有助于提升团队成员的成就感，特别是当有数据总结时，更能直观地看到工作的成效。如果有运营职能的同事参与，效果会更好，因为他们可以从市场反馈的角度提供有价值的见解。

迭代回顾会/总结得失/(2周1次)：持续改进

团队成员共同反思过去Sprint的表现，讨论成功之处和需要改进的地方。产品、研发和测试团队都会在这个环节中发表自己的感言，这对于促进团队的成长和持续改进至关重要。

每日站会（1天1次）：同步具体进度和困难

一个至关重要的仪式，它不仅帮助团队了解项目的具体进度和困难，还能够有效地避免拖延现象。由于团队成员在日常工作中可能会遇到各种问题，有些成员可能因为害羞或担心批评而不愿意在团队中分享这些问题，因此每日站会提供了一个安全的环境，让大家可以公开讨论遇到的障碍。

执行的步骤可参考：

1）确定站立会时间和地点、参会人员

首先，确定站立会的具体时间和地点，并通知所有参会人员。一旦时间确定，所有成员都应在规定时间内到场。若有成员因特殊原因无法参加，需提前告知，并将自己的工作进度和计划反馈给Scrum Master。

2）会前准备

每位参会者应在会议开始前10分钟更新项目管理工具（如Jira、飞书项目、teambition等工具）上的需求、子任务和缺陷状态，准备好会议上的发言内容。主要内容包括：

更新需求、子任务、缺陷的状态流转
填写子任务工时
添加新的需求或子任务
移除当前Sprint中的需求或子任务

3）会议进行中

1. Scrum Master先确定参会人员是否全部到齐，到齐后宣布站会开始。

2. Scrum Master 审查线上BUG情况。

3. Scrum Master从右往左遍历面板上的需求，每个需求让相关人陈述进度和计划、遇到的问题。

4. 参与人开始表述需求和任务的进度和计划，同时，参与人自行移动和更新面板，包括需求、子任务状态变更，新增需求等，同时更新需求、子任务的状态标识。

5. 在参与者都发言完毕后，Scrum Master先询问对于这个需求大家是否还有需要补充和不明确的地方。

6. Scrum Master需要向参与者确认需求、子任务的发布上线时间和风险情况，并引导参与者思考是否能按时完成需求的发布上线。

7. 重复执行步骤3-6，直至面板上所有需求全部讨论完毕。

8. Scrum Master询问众人是否还有没有在面板上的事项需要说明。

9. Scrum Master对进度和站立会的执行进行总结。

注意事项：

1. 准时参加，不迟到。

2. 不要超出限制时间（站立会时间15min）。

3. 不要讨论技术问题。

4. 不要转变会议话题。

5. 不要在没有准备的情况下参加。

6. Scrum Master 不要替团队成员移动任务卡片，不要替团队更新燃尽图。

7. 团队成员不要向 Scrum Master 或管理层人员报告。

8. 如果不能出席会议，需要通知团队，并找一名代表参加或提前同步进度。

9. 有需求置换需要当场填写需求/子任务，并贴在面板上。

陈述规范：

针对特定需求，陈述格式如下：

1. 今天的工作完成情况，如果没有完成，原因是什么？

2. 明天的目标是什么？是否有可能遇到困难，需要谁的帮助？
对于晨会，则改为：

1. 昨天的工作完成情况，如果没有完成，原因是什么？

2. 今天的目标是什么？是否有可能遇到困难，需要谁的帮助？

成长期的团队可以通过Scrum Master提问的方式，形成固定的汇报模式，避免讨论，培养良好的习惯。而在成熟的团队中，每个成员应按照固定的模式进行汇报。任何需要深入讨论的问题都应在站会后由Leader协调或成员间私下解决。

对应的线上看板使用：

看板分为多个泳道，每个泳道代表不同的工作状态，如：

未开始：产品经理、研发leader认为有价值的需求，随时可以进入需求设计阶段的需求；
产品设计中：正在进行需求设计的需求（包括UI、UE）；
评审中：等待评审的需求。
待开发：需求已经设计完成，并且在迭代会上通过需求评审的需求；
开发中-需求：迭代会确定本迭代需要完成的需求；
开发中-TC：需求的测试用例编写子任务；
开发中-前端：需求的前端开发子任务；
开发中-后端：需求的后端开发子任务，包括AI\BI任务；
开发中-其他：需求的其他角色开发子任务；
待测试：已完成开发的子任务和已完成联调、自测的需求；
测试中：测试中的需求；
待产品验收：等待产品确认的需求
待上线：等待发布的测试通过的需求
已完成/已上线：发布完成的需求和子任务；

不同角色关注不同的泳道，如：

1. 产品经理：主要关注【未开始】、【产品设计中】、【评审中】、【待开发】

2. 研发人员：主要关注【开发中】、【待测试】

3. 测试人员：主要关注【开发中】、【测试中】、【待产品验收】、【待上线】、【已完成/已上线】

线下的物理看板说明：

使用不同颜色的贴纸区分不同类型的任务：

1. 需求：使用粉红色贴纸，需要标明需求概述、预计发布时间

2. TC任务：使用黄色贴纸，需要标明任务概述和负责人、预计结束时间

3. 前端任务：使用绿色贴纸，需要标明任务概述和负责人、预计结束时间

4. 后端任务：使用蓝色贴纸，需要标明任务概述和负责人、预计结束时间

5. 客户端或者其他角色的任务：使用棕色贴纸，需要标明任务概述和负责人、预计结束时间

状态标识说明：

1. 旗帜：用以标识需求的风险状态，红色表示进度落后预期，黄色表示进度正常

2. 勾叉：用以标识子任务的风险状态，叉表示进度落后预期，勾表示进度正常

线上bug review：快速响应与修复

在敏捷开发中，Bug管理和会议效率是确保项目顺利推进的关键因素。接下来，我们来探讨如何通过优化线上Bug Review和其他会议流程来提升团队的整体表现。

站会负责人需要在每日站会中维护本组的Bug筛选器，以便快速定位并处理Bug。筛选器应包含以下内容：

昨日解决的工单（通过“解决日期”字段筛选）。
本组成员（研发、产品、测试）尚未解决的工单（通过“解决结果”字段选择“未解决”）。

每日站会内容：

在每日站会中，团队需要重点关注以下两个方面：

逐个查看昨日解决的工单，进入工单页面，由修复人讲解“研发分析”，包括产生原因、修复方法和改进措施等。这有助于团队成员学习和预防类似问题的再次发生。
讨论本组未解决的Bug工单，制定修复计划，确保工单不会超期。通过这种方式，可以及时发现并解决潜在的技术难题。

业务组周会：确保团队协同与目标一致

定期的周会对于确保团队成员了解项目的整体进度和各自职责至关重要。特别是在多项目并行的情况下，有效的周会可以帮助团队避免资源浪费和重复工作，提高协同效率。

每周召开一次业务组周会，明确本周的重点工作和下周的核心目标。会议内容应包括但不限于以下几个方面：

上周待办跟进：回顾上周周会确定的待办事项，检查完成情况，并同步公司产研周会的重点内容。
重点数据分享：分享整体营收、重点客户的营收情况以及重要产品特性的活跃数据。这有助于团队了解业务的整体表现和发展趋势。
季度OKR进展：同步季度OKR的进展情况，指出哪些目标进展顺利，哪些存在困难，并讨论解决方案。
产品和业务分享：介绍内部新产品和外部竞争产品的情况，以及市场侧的需求和趋势。这有助于团队保持市场敏感度，并从中汲取灵感。
制度流程宣导：传达公司最新的制度、流程及要求，确保团队成员了解并遵守相关规定。
本周待办：确定本周需要完成的任务，并给出大致的完成时间。

需求评审会：确保需求清晰

在需求理解不清晰时尤为重要。它帮助团队成员找到重点和难点，明确需求，并讨论实现的可行性。

需求评审可以在需求设计完成后随时召开，但进入本迭代的需求必须在迭代启动之前完成评审。评审过程中，研发团队要充分发表意见，尤其是提出反面意见，以便全面评估需求的可行性和潜在风险。

上线会：提升团队信心

确保上线前的各项准备工作就绪，提升团队的信心。在会上，团队成员需要同步上线的重点事项，确保相互支持，并提前做好上线后的准备工作，如在线客服、客户服务等。这样可以减少上线时可能出现的问题，提高用户体验。

会议指导原则

为了确保会议的高效性，我们需要遵循以下基本原则：

原则一：不开无效会议

必要性审查：每次开会前都要问自己，这次会议是否真的必要？如果可以用一两句话解释清楚，或者可以通过邮件或群聊传达的信息，就不必召开会议。
取消低效会议：取消那些没有充分准备、漫无目的或只是为了同步信息的会议，改用邮件或群聊等方式进行。

原则二：充分的会前准备

1）明确会议目的：在会前和参会人沟通清楚会议相关信息并达成一致后再拉会议日程。

2）确定会议类型：根据会议的性质（解决问题、决策执行、头脑风暴、信息同步或考核成果）来组织讨论。

3）选定参会人员：

需要决策的会一定要邀请拥有决策权的人参加。
控制参会人数。参会人员必须与议题执行相关，限制在最关键的人之间。
“礼貌参会者”—知会自选、纪要必达。

4）确定会议的基本信息：

确定召开时间、会议所需时间：会议时间控制在1小时内。
确定会议地点：公司（会议室）、非公司（午餐、咖啡厅等）。
建会议日程：使用企业IM中的日历。
确定会议的形式：线上、线下、线上+线下。

5）制定明确的议程，令会议高度系统化和紧凑：

怎样顺序的讨论最可能达成我们的会议目的？
如何尽可能开短会？
参会人员需要在开会前多久看到会议议程？

6）制定会议规则

参会人必须准时到会，有事提前半天向会议组织者请假。
会议现场不接电话，不用通讯设备回复消息。
如果保密项目，参会人员需要对会议内容进行保密。
未尽重要事宜约定列入下一次会议议程。
共性问题有针对性的解决；不是共性的，则可以略过，与提出者在会后单独解决或者召开专题讨论会。
讨论不务虚、不讨论细节、不抱怨诉苦、不搞一言堂、不跑题。
限制参会人员的发言时间。
严格遵守时间。
参会人都需要发言，必须对会议结论表态。
会后的执行事项定义的责任人必须是参会人员。
会上已达成一致的事项，会后再反对不作数。
会议遗留事项做闭环跟进，若责任人超时1天未解决也未反馈则需要提前说明。
会议材料详备且事先送达，倡导用在线文档推进会议。
制定具体准备人员准备会议材料，建立会议日程时同步发出。
提倡会议前15分钟，所有人先阅读，评论自己的疑问。
提倡针对文档内的评论进行逐条探讨，当场解决问题，会后明确下一步行动和预期时间。

7）会前做好设备调试和材料准备工作：

会议主持人提前5分钟到会议室做会前准备工作，并在会前2分钟发起线上视频会议。
若会议延迟开始或者临时更改会议时间，会议组织者需要在会前10分钟及时告知参会人员

原则三：一定要主持会议

在会议的实际进展中，作为会议的组织方，我们需要明确参会人的角色，让每位参与者都能高度投入。通过有效的主持技巧，引导讨论沿着理想的路径推进，真正解决问题，形成方案与共识，并确保会议达成一致意见后能够按约定执行。

在参会人员中，每个人都应该有明确的角色，并履行各自职责。常见的角色类型包括：参会人员、主持人、记录人和决策者。

参会人员

作为参会人员，在会议中的主要职责是：

提供信息：分享必要的知识和信息。
积极参与：积极发表意见、建议，并参与讨论和表态。

主持人

作为主持人，有着流程管理的会议功能，其职责一般包含：

开场介绍：明确会议目的、议程、时间及规则。
协调讨论：确保会议举行、严格遵循会议议程，没有被任何人主导。并且确保讨论紧扣议题，避免偏离主题或陷入争论。
引导总结：在具体节点控制讨论，以确保所有有效意见均得到表达。确保每个环节有序进行，并在会议结束时进行总结。
时间控制：严格控制每个人的发言时间，确保会议按时结束。会议结束时间一到，马上结束会议。
执行事项：明确会议中的执行事项，并指定责任人及完成时间。在会上直接确定执行事项落到责任人并明确截止时间，并再次同步执行事项下一步动作，确保全体参会人员都认可下一步工作安排。

会议记录者

作为记录人，有着信息管理的会议功能，其一般职责包含：