如何组织多人写文档？

一、问题来源

工作中难免会遇到被领导临时安排写文档、整理文档、汇编文档等事宜，如何能够快速高效满足领导要求，并且能够做好这件事呢？

二、解决问题

1. 了解主题，快速响应

领导找下属帮忙写文档应该是职场中最常见的事情之一，当领导找到自己的时候，一般是出于几种情况，一是自己写文档的能力很好，深受领导器重；二是自己太闲，没什么事干，三是介于前两者之间，领导有意锻炼自己写文档的能力，或者让先写一些作为领导自己的文档材料而使用。那么无论是出于哪种情况，作为下属的我们都应该及时响应领导的需求，如果真是手头任务较多，也可委婉拒绝，手头任务适中的情况下还是接受任务比较好。

当我们准备接受一项任务的时候，要按照一定的逻辑去了解清楚领导的具体到底是什么。首先确认要写什么东西：主题、内容、要求、时间节点、有无模板等，一定要把这些内容问清楚以后再做，否则当开始任务的时候很容易因误解领导需求而导致花了大量时间准备出来的东西没用的情况。

2. 汇总资料，协同办公

当确定了领导需求的主题和所要写的文档的内容之后，下面就是准备所写文档的相关材料了。很多人容易忽略这个问题，比如领导让写一个汇报方案，这个时候一定要向领导索要相关模板或相似文件，仿照其风格和内容，再去撰写。同时材料也分为一手材料和二手材料，一手材料是最原始，最真实的材料，能够最大限度的帮助我们去理解领导或者文档的主题，防止被其他因素或者被一些二手材料的无关内容影响；二手材料的优点在于更充分，具备更多的素材可以引用。

有时候也会被安排作为一个小团队的leader一起汇编文档或者协助leader一起撰写文档，这个时候我们充当的是汇编人或者辅助者的角色。当我们是汇编人的时候，其实某种意义上讲，我们自己就是团队其他人的领导，我们需要把从上级获取来的需求精准的传达给每一个人，并且根据文档的特点，给每一个人合理分工，或者根据每一个人的特点安排自己所擅长的内容。

比如A平时的工作是写稿，那可以由A负责文档的最后修订校对；B的归纳概括能力很好，则可以安排B来撰写提纲和搭框架；C的知识面很广，懂得运用很多工具，可以安排C去大量收集文字或者图片或者视频素材等。

有时候辅助者的责任心不太够，那可以适当的在文档中进行责任人标注，一定程度上能够调动责任人的积极性，因为向领导汇报的过程中，能够一眼看出来哪一块的内容是由谁撰写的，如果写的太随意，或者仅是应付一下，所有人都能一眼看出。

但是这种方式也并一定适用于所有情况，有些领导可能也会认为这种方式是leader推卸责任的一种做法，一定程度上会认为leader不具备团队组织的能力，领导想看到的是所有人共同完成一份文档，而不是由多个人分模块一起拼出来的文档（注意理解这句话的含义）。具体怎么操作，可视具体情况而定。

比如可以在给领导看之前把责任人标注先去掉等。当把任务分配完成以后，最重要的就是文档协同了，强烈推荐使用一些在线协作文档软件如腾讯文档、WPS云文档、石墨文档、飞书文档等都是很好的方式，在线写作的最大好处就是极大程度上减少了汇编时间，只要框架或者模板定下来，所有人能快速填充文档，更新内容，并且互相之间可以互相参考借阅，甚至互相修订等，大大提高了撰写效率。

当我们需要撰写一些大型文档或者复杂程度比较高的文档的时候，很多素材或者领导提供的参考文件不足的时候，就需要根据文档的框架或者结构列出素材清单，对照清单逐一清点，把需要缺少的材料或者相关素材及时向领导反馈，领导一般能够调动公司和部门的所有资源，有些缺少的材料可能很快就能获取到，因此千万不要自己什么也不问，闷头就写，甚至自己花了大量时间去收集材料。

有时候需要的参考文件会非常多，这个时候就建议把相关原始材料或者二手素材先备份一份，然后将文件按照顺序依次命名共享小组成员，如建立文件夹名称按照以下规范：

01 汇报方案案例；则该文件夹里的文件可命名为：0101 ###案例，0102###案例，依次类推，这样的好处在于，当遇到大型文档的时候，能够在汇编的文件种直接标明出于哪个文件夹，哪个文件，方便后续修改或者二次查找素材来源。同时也方便团队中的其他人查找和观察相关内容。

3. 快速成稿，多次汇报

很少有人能够一次性写出一份领导很满意的文档，因此在这个过程中，我们要及时向领导确认方向。一般情况下文档会经历从无到有，然后逐次迭代的情况，这个时候就需要快速的形成初稿，内容上可以先较为简略，先把基本框架交由领导审查，待基本方向无误的情况下，再行补充内容。这个时候要注意待初稿完成以后，从第二稿开始最好每一份都按照时间进行备份，每一次修改都在上一次的基础上进行完善，这样做的目的是领导有时候思想也不固定，有时候也容易犯迷糊，让修改了很多版以后发现又给改回去了，这样我们可以直接把最初的版本或者中间的某个版本进行二次修改拿给领导即可。

总的原则就是，无论简单还是复杂的文档，都需要在框架和基本内容已经形成的情况下，先由领导确认后再行往后写，以防偏题或者做无用功的情况。简单的文档可改的差不多的时候再行汇报，复杂的文档按部就班，一步一个脚印，一次一个版本，做好备份，多汇报多确认思想。

4. 查漏补缺，保存留稿

当文档最终内容确定下来的时候，需要做的就是美化和整理工作了，可对文中的字体，格 式，标题，图片等进行规范，或者一开始就规范好这些内容，但是对于PPT这种汇报性质的文档，由于期初只是确定了基本模板，对于字体字号等并未规范，因此最好由一个人进行整理规范，一个人来做这个事好处是整体风格改下来会很统一，避免元素杂乱，文体不一致的情况。

待样式确定以后，一定要通读全文，病句，错别在文档中是大忌，领导们一般很讨厌这种不走心的细节，而且这也会影响领导对于自己的印象，若错别字较多，领导就会认为我们是一个不仔细，不靠谱的人，做事马虎，大大减分。

所有工作做完以后，将文件复制一份，再将文中参考文件的位置，责任人等无关信息进行删除导出PDF或者保存成发给领导的最后文件，然后将参考文件，终稿、pdf文件等进行留档，方便日后相似文档的二次撰写参考及查阅。

本文作者 @产品小珏 。

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