项目管理中的资源分配是什么？怎么做？

资源分配是项目能否按计划顺利进行的关键所在

在前面的两篇内容中，我聊到了项目管理中的范围定义和时间表的制定，这两项奠定了项目成功的基础。这篇我们来聊聊项目管理过程中的另一个至关重要的环节——资源分配。

01 项目管理中的资源分配是什么？

在项目管理中，资源分配，也称为资源调度，是为了实现业务目标而采购和分配资金和材料的过程。

做过项目的大家应该都知道，一般上面给一个项目拨的资源或者说预算是有限的，所以必须将这些资源合理地分配到正确的位置，以最大限度地减少浪费并最大限度地提高投资回报，专业一点叫“ROI”。

而资源分配，则是在项目规划过程开始时的一次性动态任务。

也就是说，一个项目的总资源量是基本固定的，不会轻易调整，但到底该怎么分配，需要项目管理者在整个项目生命周期中不断监控资源的使用情况，并根据需要随时调整调配。

以下是项目管理中的一些典型资源类型：

• 劳动力资源：项目资源分配中最关键的组成部分之一，即将员工的才能、资历和专业经验充分利用起来，并将合适的任务和职位分配给技能水平相匹配的员工。
• 设备：对于项目的成功至关重要，指公司用于制造产品、提供服务或完成其他业务相关任务的任何机器、工具、硬件或软件。
• 空间：有的项目需要空间来完成工作、开发产品和提供服务，这可能涉及租赁或购买实体设施和办公场所等等。
• 材料：确保生产过程的连续性和产品质量的稳定，包括任何帮助公司生产产品或提供服务的实物供应。
• 资金：资源分配中不可或缺的一部分。项目管理者需要将预算和资金合理地分配给不同的业务部门或项目阶段。

02 项目管理中如何分配资源？

资源分配涉及多个步骤，从制定项目计划到实际分配资源，每一步都需要细心规划和执行，一般我们将资源分配拆为4步：

1. 制定项目计划

首先，制定一个详细的项目计划是资源分配的基础。

这个计划应该包括项目的总体想法、目标以及参与的团队成员，同时将项目划分为几个重点领域、阶段和任务，并为每个部分创建一个工作分解结构（WBS）。

通过WBS可以详细列出所有需要完成的任务和交付成果，帮助项目经理更好地理解项目的整体需求和进度。

举个例子：

在一个软件开发项目中，可以将项目划分为需求分析、设计、开发、测试和部署等阶段。

每个阶段再进一步细分为具体任务，如编写需求文档、创建原型设计、开发核心模块、进行单元测试等。

2. 确定每个项目任务的资源需求

在创建了包含每个项目任务的详细计划后，接下来需要确定每个任务的资源需求。

资源需求可以分为人力资源和非人力资源两类。

1）对于人力资源，需要明确团队成员需要具备的技能和能力。

例如，如果某个任务需要进行复杂的数据分析，就需要一个有数据分析经验的成员来负责这项任务。

除此之外，还要考虑每个团队成员的工作负荷和可用性，确保他们在项目进度中的每个阶段都有足够的时间和精力投入。

2）对于非人力资源，需要详细描述所需设备和用品的规格。

例如，在一个建筑项目中可能需要特定型号的挖掘机、推土机，以及相应的建筑材料如钢筋和混凝土。

注意：列出这些资源需求时，务必预测每个项目或项目阶段的预算，确保资源分配能够在预算范围内进行。

3. 寻找资源和资金

确认资源需求后，下一步是寻找资源和资金。到这一步，就可以利用项目管理软件来确定公司内部或外部资源的可用性。

例如我上面给大家演示的就是用的简道云项目管理系统，可以通过甘特图+日历排期查看哪些员工有空闲时间可以参与项目，哪些设备可以租借或者购买，等等。

在一些情况下可能需要雇用新员工或租用额外设备来支持项目进展。这时需要将这些资源的成本纳入项目和业务的整体财务计划中，确保资源分配的可行性和经济性。

比如项目成员根据实际支出需求，进行付款申请，上级审批同意后，由财务人员进行付款：

4. 按计划分配资源

在确保资源安全后，就需要按照计划进行资源分配了。

确保所有业务主管都清楚了解可用的资源，并使用项目管理工具监控资源的使用情况和进度。通过使用仪表板和数据分析报表，可以实时跟踪资源的分配和使用情况，及时发现问题并进行调整。

比如如果发现某个团队成员的工作负荷过重，影响了项目进度，这时可以考虑调整任务分配，将部分任务转移给其他有空闲时间的成员。或者某个设备出现故障或无法满足项目需求，也需要及时更换或租借新的设备，确保项目能够顺利进行。

03 资源配置中的常见问题

最后给大家整理了几个项目经理在做资源配置时候可能会遇到的一些常见挑战，以及一些预防或解决这些挑战的想法：

1. 过时的软件

对于项目管理这种变化性非常大且不可控的业务来说，使用基于云的软件会比传统的项目管理系统更值得。

因为基于云的项目管理软件它本身就足够灵活，能够满足项目经理实时进行调整修改的需求，可以很好的避免误差和沟通不畅，而且云项目管理软件自带的数据分析能力，也能够满足“实时监控”的需求。

2. 员工才能管理不善

项目经理必须要做到对团队成员的能力”心里有数“，将正确的任务分配给正确的团队成员。

确保经验丰富的员工承担与其技能水平相符的职责，以培养员工的参与度和兴趣，并指导初级员工完成初级任务，以防止员工倦怠。

3. 资源可用性的变化

在任何项目中，人力或非人力资源可用性都可能会发生意外变化，因为员工可能会生病、机器可能会损坏或出现其他问题，记得提前为这些情况制定B计划。

4. 缺乏沟通

有效的沟通是确保项目成功的关键，对于管理人员来说，确保所有参与者都能了解资源计划和需求非常重要。

关于这部分就可以使用基于云的项目管理软件来共享文档、日历和时间表，并允许团队成员实时协作。

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